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Photogestion ¿Por donde empezar?

Por Felix el 20-11-2006 a las 20:06

Esta es una pregunta que muchos de los usuarios del programa nos hacen cuando empiezan a utilizar PhotoGestion para la gestión y organización de su negocio fotográfico.

PhotoGestion permite controlar las ventas y compras, los gastos, cobros y pagos, caja del día, permite gestionar los trabajos fotográficos (estudio, exteriores, bodas, bautizos, etc.), organizar la agenda del fotógrafo, gestionar las bolsas y envíos al laboratorio, organizar el archivo digital y más. Para alguien que nunca antes había utilizado un programa de gestión, hacer todo lo anterior de golpe puede suponer un duro trauma al principio. Y entonces surge la duda de si no valdrá la pena quedarse uno como está. Pero ese es un gran error, y para que se de cuenta del mismo le lanzamos las siguientes preguntas:

¿Sabe cuanto dinero gana al año?
¿Sabe cuanto gana en las bodas?
¿Cuánto le deben sus clientes?
¿Que gastos tiene cada mes? ¿A cuanto suben?
¿Cuantas bodas, reportajes o exteriores hizo el año pasado?
¿Cuántos clientes tiene? ¿De que tipo son?
¿Está esperando sentado que aparezcan nuevos clientes?
¿Realiza acciones comerciales?
¿Imprime sus contratos de trabajo?
¿Encuentra fácilmente sus trabajos en CD, DVD, etc.?

Si realmente desea seguir sin tener respuesta a estas preguntas tarde o temprano se verá en la obligación de tomar decisiones y no dispondrá de la suficiente información. Por otra parte, solo tiene que preguntar a otros profesionales que utilizan Photogestion u otro programa cuanto han mejorado su gestión desde que lo utilizan para darse cuenta de que necesita una herramienta que le ayude a controlar su estudio, tienda y/o laboratorio.

Además, una vez se adapte a un sistema de gestión como el nuestro todo resultará más sencillo, imprimir una factura será cuestión de un clic, consultar la agenda o el teléfono de un cliente o el precio de una foto también, o ver cuanto ha vendido este mes, o los listados de tickets y facturas para su asesor… Todo serán ventajas.

Estamos en un mercado cada vez mas competitivo, y eso no les tiene que asustar sino al contrario, deben aprovechar el momento para diferenciarse como un profesional del sector con una gama de productos y servicios de calidad. Y para ello necesita rodearse de las herramientas y personas necesarias.

Aprendizaje de PhotoGestión

Todo no se puede hacer al mismo tiempo. Si quiere sacarle el máximo partido a nuestro programa sin agobiarse deberá ir paso a paso. Por ejemplo, siempre conviene empezar realizando la gestión de las ventas, a continuación si es una tienda puede querer gestionar también sus compras. Y si es un estudio querrá gestionar la agenda de citas y el archivo digital. Y si revela fotos le interesará controlar las bolsas de revelado. Y así poco a poco acabará conociendo y utilizando todas las opciones del programa.

Dependiendo de por donde quiera empezar deberá introducir unos datos u otros. Siempre habrá unos datos obligatorios sin los cuales no podrá trabajar y otros que son opcionales. Por ejemplo, los artículos siempre van a ser obligatorios porque sin ellos no se puede vender ni comprar. Dar de alta los clientes también es algo básico y casi siempre necesario. No hay porque dar de alta todos los clientes, artículos, proveedores, etc. se pueden añadir inicialmente los más habituales, los del día a día y luego sobre la marcha ir añadiendo otros nuevos según los necesitemos.

¿Va a realizar ventas con el TPV?
Si lo que se quiere utilizar es el TPV los mantenimientos por lo que tendremos que empezar son los siguientes:

· Obligatorios: Artículos y Grupos de Artículos.
· Opcionales: Grupos de Ventas, Empleados, Clientes, Proveedores, Medios de pago y Poblaciones.

¿Va a realizar presupuestos, albaranes y facturas de Venta?
Para ello será necesario dar de alta los siguientes datos:

· Obligatorios: Artículos, Grupos de Artículos y Clientes.
· Opcionales: Grupos de Clientes, Situaciones Presupuesto de venta, Grupos de Ventas, Empleados, medios de pago, Proveedores y Poblaciones.

¿Va a utilizar la gestión de trabajos fotográficos y la agenda de citas?
Para utilizar la gestión de trabajos necesitaremos haber introducido los siguientes datos:

· Obligatorios: Clientes y Tipos de Trabajos.
· Opcionales: Categorías de la Agenda, Estados de Trabajos y Grupos de Clientes.

¿Va a controlar sus gastos?
Para controlar los gastos los mantenimientos a tener en cuenta son:

· Obligatorios: Conceptos de gastos y acreedores.
· Opcionales: Medios de pago.

¿Va a controlar sus comprasy el almacén/stock?
Para introducir las compras a nuestros proveedores y poder controlar el stock son necesarios los siguientes datos:

· Obligatorios: Artículos, Grupos de Artículos y Proveedores.
· Opcionales: Poblaciones, medios de pago y situaciones de pedidos de compra.

¿Va a controlar sus bolsas de revelado?
Para utilizar la gestión de revelados se necesitan los siguientes datos:

· Obligatorios: Artículos, Grupos de Artículos y Laboratorio (Proveedor).
· Opcionales: Poblaciones y medios de pago.

¿Va a utilizar el archivo digital?
Para gestionar este archivo deberá haber introducido los siguientes datos:

· Obligatorios: Clientes, Familias de Fotografía y Soportes Informáticos.
· Opcionales: Poblaciones y Grupos de Clientes.

Y ya saben que para cualquier duda o consulta que quieran resolver sobre el programa siempre estamos a su disposición en el 96 201 83 12 o en soporte@arcadina.com.