Por Rafa Ferrís el 21-01-2010
a las 13:01
Os presentamos un completo documento que detalla cuáles son los primeros pasos que debería realizar todo nuevo usuario de Photogestion. Los comienzos con una nueva herramienta son siempre difíciles y en esos momentos es de agradecer una pequeña guía que nos ayude a saber por dónde empezar. No obstante, para consultas más específicas o como referencia os recordamos que también podéis descargaros el Manual de Photogestion completo en los foros. Esperamos que os sea de utilidad.
Queremos mejorar la calidad de nuestro servicio de atención al cliente de nuestro programa de gestión para estudios fotográficos. Por ello y con la intención de mejorar la comprensión y calidad de las respuestas y poder dialogar con vosotros, estamos documentando la solución a las consultas más habituales en los foros de PhotoGestion.
Por Administrador el 04-11-2009
a las 18:01
Llevar el inventario, o control de existencias, al día es muy importante para empresas que se dedican a comercializar con productos. Saber el valor de lo que hay en el almacén en vistas a la contabilidad y balances, y para saber el dinero invertido en productos.
Durante el día a día PhotoGestión, a través de las ventas y las compras, va actualizando las existencias de cada producto, pero a veces ocurren situaciones externas al programa que alteran las cantidades de existencias: robos, productos caducados, roturas, accidentes… En esos casos es importante realizar una regularización de existencias.
Controla tu stock con Photogestion
Existen varios métodos para realizar la regularización: Se puede hacer todo el inventario de golpe, o como nosotros recomendamos, ir por fases y tener un inventario continuo. Vamos a explicar cómo realizar este proceso:
Primero hay que dividir los productos en familias o grupos: cámaras, papel, marcos, álbumes, tarjetas, etc… cosa que el programa PhotoGestión permite hacer.
Luego debemos tomar un grupo, contar las existencias y regularizar el inventario de cada producto. Cuando hayamos terminado con un grupo, pasamos al siguiente, cuando hayamos contado todos los grupos, volvemos a empezar. De esa forma no hay porque cerrar la tienda uno o varios días, tendremos el inventario siempre actualizado y controlado, y se pueden aprovechar los tiempos muertos (antes de abrir al público o después de cerrar) para realizar este proceso.
Dependiendo de la cantidad de grupos y de referencias a contar este proceso se puede hacer diariamente, semanalmente, quincenalmente, etc. Incluso se puede hacer que productos que son más valiosos, o que necesitan mas control, se cuenten semanalmente y los que no requieren de tanto control se realice mensualmente.
En una próxima entrega explicaremos paso a paso cómo realizar este proceso con PhotoGestión, con capturas de pantallas y todos los detalles.
Por Rafa Ferrís el 21-10-2009
a las 18:02
En Arcadina seguimos trabajando en nuestro programa de facturación, organización y marketing para estudios fotográficos y tiendas de fotografía: Photogestion. Hoy nos complace hacer oficial el lanzamiento de una nueva versión: la 4.50.
Se han introducido importantes mejoras para facilitar el trabajo con las cuadrículas de artículos, clientes y trabajos. Ahora es posible llevar a cabo tareas en lote sobre todos los elementos filtrados a través del nuevo menú de “Acciones“ (por ejemplo, podremos enviar en un clic un sms a todos los clientes que sean de una misma localidad). Además, otro de los aspectos que se ha mejorado es la posibilidad de exportar los datos de una cuadrícula a un archivo CSV, que puede ser leído por numerosas aplicaciones.
A partir de esta versión es posible la desactivación de artículos. Los artículos desactivados dejarán de aparecer en las búsquedas pero no los perdemos: conservamos estadísticas, los podremos reactivar,etc.
Atendiendo a vuestras peticiones, en la cuadrícula de clientes se han añadido campos para dos teléfonos, dirección de correo electrónico y se han mejorado los filtros. En la ficha se ha añadido la fecha de alta del cliente y un descuento que se aplicará al realizarle cualquier documento de venta.
La seguridad tampoco se ha descuidado en esta versión. Cuando se cierra el programa, éste pregunta si se quiere realizar una copia de seguridad de la empresa, lo que ayuda a mantener copias de seguridad periódicas. Además, siguiendo lo estipulado por la LOPD, las copias de seguridad se pueden proteger mediante contraseña.
Recordaros, por último, que Photogestion está preparado para los nuevos tipos de IVA, que entrarán en vigor el próximo año 2010.
Estas son sólo algunas de las novedades. Os invitamos a que descarguéis la actualización y descubráis todo lo que el nuevo Photogestion puede hacer por vuestro negocio. Esperamos que los cambios sean de vuestro agrado.
Por Félix Mezcua el 26-08-2009
a las 19:33
PhotoGestion permite la gestión de los trabajos fotográficos de un estudio de fotografía. Esta gestión incluye la impresión de los contratos de boda, comunión, publicidad o cualquier otra actividad del fotógrafo o videógrafo.
Gestión de Trabajos Fotográficos de PhotoGestión
Los contratos de PhotoGestión son personalizables y cada fotografo los puede adaptar a sus necesidades particulares. Una de las preguntas más habituales de los usuarios de PhotoGestión es si se pueden cambiar las claúsulas del contrato, porque a priori la gestión de trabajos fotográficos no lo permite. Para hacerlo hay que ir en la pantalla de trabajos al menu “Accceso a…” y hacer click en “Tipos de Trabajos”.
Acceso a Tipos de Trabajos
Entonces aparecerá la siguiente pantalla:
Tipos de Trabajos de PhotoGestion
La gestión de “Tipos de Trabajo” es la que va a permitir personalizar que citas se realizan en un trabajo de tipo boda o en una sesión de estudio, que tareas queremos saber si están hechas o no, y es donde podremos personalizar las claúsulas del contrato.
Gestión de las claúsulas de un contrato
Las claúsulas que aparecen por defecto son las estándar para contratos de boda según algunas asociaciones de fotógrafos, pero cada cual las puede personalizar y cambiar. Al final de los cambios solo hay que acordarse de guardar los cambios pulsando el botón ‘Aceptar’. Y listo.
Por Félix Mezcua el 29-07-2009
a las 14:14
Una de las consultas mas habituales que nos realizan los usuarios de PhotoGestión es que no les cuadra la caja del día con las ventas que han realizado. Es un tema que a veces cuesta entender y que pueda dar lugar a confusión. Pero es que, por desgracia, no es lo mismo vender que cobrar.
Diferencia entre Ventas y Cobros con PhotoGestion
PhotoGestion te permite indicar tus ventas de varias formas: creando un ticket, un presupuesto, un albarán o una factura. Vamos a ver en que consiste cada documento:
- El ticket es una venta a cliente contado, son las típicas ventas de mostrador a clientes que no conocemos. PhotoGestión además permite indicar el cliente para poder entregarle una factura si lo solicita. Los tickets tienen efectos fiscales y se deben contablizar en la declaración de IVA.
- El presupuesto se utiliza para poder ofrecer un precio aproximado del servicio o producto que solicita el cliente. Un presupuesto no obliga a nada a ninguna de las partes.
- Un albarán se realiza cuando ya nos han confirmado el servicio o producto. En caso de una boda o servicio fotográfico suele ser recomendable la firma de un contrato (PhotoGestion incluye la impresión de contratos personalizados) para asegurar la venta.
- La factura se realiza una vez entregado el producto o realizado el servicio. Las facturas tienen efectos fiscales y se deben contablizar en la declaración de IVA.
Pero hay un problema, podemos hacer muchos tickets, presupuestos, albaranes y facturas y tener la caja de PhotoGestion vacia (sin euros) o con un importe que no nos cuadra respecto a la suma de estas ventas. ¿Porque? Por dos motivos:
- No hemos cobrado el total del importe de esas ventas (ya me lo pagarás, pagamé hoy la mitad, me lo vas pagando poco a poco,…)
- No hemos reflejado esos cobros en el programa. Si cobramos las cosas pero no le decimos a PhotoGestion que esta cobrado la caja del día aparecerá con descuadres. Una cosa es hacer un ticket o albarán y otra distinta cobrarlo.
Otro error habitual es cuando nos preguntan: “El dia 24 de Junio hice 3 facturas pero la caja del día no me cuadra con el total de estas, ¿Porque?” La respuesta es que seguramente algunos de los cobros de esas facturas no se realizaron en la misma fecha que la factura, sino en fechas posteriores, por lo tanto lo mejor es ir a esa factura y consultar la fecha de los cobros realizados pues el dinero aparecerá en la caja de esos días.
Cobros de Facturas en PhotoGestion
PhotoGestión permite cobrar total o parcialmente cualquier venta de forma que se pueda cobrar en varios plazos una boda, una sesión de estudio o un marco. Así es como funciona un negocio fotográfico y así está preparado PhotoGestión. Pero hay que tener una cosa clara, no es lo mismo vender que cobrar, y si queréis tener controlados con PhotoGestión los cobros recibidos y pendientes debéis ser estrictos en su control.
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