La actualización se encuentran ya disponible para todos los usuarios del programa con contrato de mantenimiento en vigor. Aquellos usuarios de Photogestion que no dispongan de mantenimiento, deberán comprar la actualización para adaptar el programa al nuevo impuesto. Lo pueden hacer en nuestra página web (http://www.photogestion.net) o llamándonos al teléfono 96 201 83 12.

A continuación os facilitamos los enlaces para descargar la actualización. Asegúrate de descargar la versión correspondiente a la licencia que posees y que tienes contrato de mantenimiento en vigor, puesto que son requisitos imprescindibles para activar correctamente el programa tras la instalación del archivo de actualización.

Actualización Photogestion Gold 4.60

Actualización Photogestion Platinum 4.60

Actualización Photogestion Pro Gold 4.60

Actualización Photogestion Pro Platinum 4.60

Además de adaptar el programa a la nueva situación legal, hemos introducido otras mejoras según las sugerencias que nos habéis hecho llegar. Este es el resumen de las principales novedades de la version 4.60 de Photogestion:

• Nuevo IVA del 18%: Se ha adaptado el programa para funcionar correctamente con el IVA del 18%, teniendo en cuenta que durante este ejercicio la mitad estará al 16% y la otra mitad al 18%.
  • Cambio automático el 1 de julio de 2010
  • Recálculo de los precios de los artículos, según indique el usuario
  • Recálculo de los documentos al facturar una venta del periodo anterior del IVA
  • Listados preparados para contemplar los diferentes tipos de IVA
• Facturas de abono: Ahora las facturas de abono tienen una numeración específica, con la serie “AB”
• Facturas exentas de IVA: Ya se pueden hacer facturas de exportación o de importación, exentas de IVA.
• Acreedores: Ahora la ficha del acreedor es completa como la de los proveedores.
• Detalles, introducción código artículo: Se acepta parte del código o del nombre y el programa muestra lo introducido en el buscador de artículos.

Por último, recordar que los usuarios de fuera de España, de Canarias, de Ceuta o de Melilla no se verán afectados por la subida del IVA. De todas formas, pueden descargarse la nueva versión 4.60 para disfrutar de las demás mejoras.

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Os recordamos que esta actualización estará disponible de manera totalmente gratuita para todos aquellos clientes que tengan contrato de mantenimiento en vigor. Asimismo, todos aquellos que adquieran a partir de este momento el programa o una actualización, tendrán acceso sin cargo adicional a la actualización que permite adaptar el programa al nuevo IVA.

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SERVIFOT S.L. Comunidad Valenciana www.servifot.com	LBS Informática S.L. Toda España www.lbs.es
Martín Iglesias S.L. Andalucía www.martin-iglesias.com	Matfoto Distribución S.L. Murcia www.matfoto.es
MS Audiovisual S.L. Aragón www.msaudiovisual.net	Fotográfica Balear S.L. Illes Balears www.fotograficadigital.com

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Además de poder enviar los SMS de manera manual, Photogestion nos ofrece una potente herramienta: los SMS programados. Con ella podemos definir el envío de mensajes en fechas y horas concretas, de forma que podemos organizar con facilidad las felicitaciones por aniversarios de boda, de cumpleaños, felicitaciones de navidad masivas, etc.  Así no perderemos el contacto con el cliente y nos permitirá entablar una relación mucho más cordial y cercana con él.

Desde la sección de SMS programados podremos crear nuevos mensajes, eliminar o modificar los ya existentes. Los sms programados, realmente no se enviaran automàticamente, sino que periódicamente aparecera un aviso similar al de la agenda donde nos saldran los mensajes pendientes de envio para ese momento. De esta forma podremos cancelar el envío en el último momento.

Y si aún no tienes Photogestion, recuerda que puedes probarlo de manera totalmente gratuita.

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Queremos mejorar la calidad de nuestro servicio de atención al cliente de nuestro programa de gestión para estudios fotográficos. Por ello y con la intención de mejorar la comprensión y calidad de las respuestas y poder dialogar con vosotros, estamos documentando la solución a las consultas más habituales en los foros de PhotoGestion.

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Durante el día a día PhotoGestión, a través de las ventas y las compras, va actualizando las existencias de cada producto, pero a veces ocurren situaciones externas al programa que alteran las cantidades de existencias: robos, productos caducados, roturas, accidentes… En esos casos es importante realizar una regularización de existencias.

Controla tu stock con Photogestion

Existen varios métodos para realizar la regularización: Se puede hacer todo el inventario de golpe, o como nosotros recomendamos, ir por fases y tener un inventario continuo. Vamos a explicar cómo realizar este proceso:

Primero hay que dividir los productos en familias o grupos: cámaras, papel, marcos, álbumes, tarjetas, etc… cosa que el programa PhotoGestión permite hacer.

Luego debemos tomar un grupo, contar las existencias y regularizar el inventario de cada producto. Cuando hayamos terminado con un grupo, pasamos al siguiente, cuando hayamos contado todos los grupos, volvemos a empezar. De esa forma no hay porque cerrar la tienda uno o varios días, tendremos el inventario siempre actualizado y controlado, y se pueden aprovechar los tiempos muertos (antes de abrir al público o después de cerrar) para realizar este proceso.

Dependiendo de la cantidad de grupos y de referencias a contar este proceso se puede hacer diariamente, semanalmente, quincenalmente, etc. Incluso se puede hacer que productos que son más valiosos, o que necesitan mas control, se cuenten semanalmente y los que no requieren de tanto control se realice mensualmente.

En una próxima entrega explicaremos paso a paso cómo realizar este proceso con PhotoGestión, con capturas de pantallas y todos los detalles.

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Se han introducido importantes mejoras para facilitar el trabajo con las cuadrículas de artículos, clientes y trabajos. Ahora es posible llevar a cabo tareas en lote sobre todos los elementos filtrados a través del nuevo menú de “Acciones“ (por ejemplo, podremos enviar en un clic un sms a todos los clientes que sean de una misma localidad). Además, otro de los aspectos que se ha mejorado es la posibilidad de exportar los datos de una cuadrícula a un archivo CSV, que puede ser leído por numerosas aplicaciones.

A partir de esta versión es posible la desactivación de artículos. Los artículos desactivados dejarán de aparecer en las búsquedas pero no los perdemos: conservamos estadísticas, los podremos reactivar,etc.

Atendiendo a vuestras peticiones, en la cuadrícula de clientes se han añadido campos para dos teléfonos, dirección de correo electrónico y se han mejorado los filtros. En la ficha se ha añadido la fecha de alta del cliente y un descuento que se aplicará al realizarle cualquier documento de venta.

La seguridad tampoco se ha descuidado en esta versión. Cuando se cierra el programa, éste pregunta si se quiere realizar una copia de seguridad de la empresa, lo que ayuda a mantener copias de seguridad periódicas. Además, siguiendo lo estipulado por la LOPD, las copias de seguridad se pueden proteger mediante contraseña.

Recordaros, por último, que Photogestion está preparado para los nuevos tipos de IVA, que entrarán en vigor el próximo año 2010.

Estas son sólo algunas de las novedades. Os invitamos a que descarguéis la actualización y descubráis todo lo que el nuevo Photogestion puede hacer por vuestro negocio. Esperamos que los cambios sean de vuestro agrado.

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Gestión de Trabajos Fotográficos de PhotoGestión

Los contratos de PhotoGestión son personalizables y cada fotografo los puede adaptar a sus necesidades particulares. Una de las preguntas más habituales de los usuarios de PhotoGestión es si se pueden cambiar las claúsulas del contrato, porque a priori la gestión de trabajos fotográficos no lo permite. Para hacerlo hay que ir en la pantalla de trabajos al menu “Accceso a…” y hacer click en “Tipos de Trabajos”.

Acceso a Tipos de Trabajos

Entonces aparecerá la siguiente pantalla:

Tipos de Trabajos de PhotoGestion

La gestión de “Tipos de Trabajo” es la que va a permitir personalizar que citas se realizan en un trabajo de tipo boda o en una sesión de estudio, que tareas queremos saber si están hechas o no, y es donde podremos personalizar las claúsulas del contrato.

Gestión de las claúsulas de un contrato

Las claúsulas que aparecen por defecto son las estándar para contratos de boda según algunas asociaciones de fotógrafos, pero cada cual las puede personalizar y cambiar. Al final de los cambios solo hay que acordarse de guardar los cambios pulsando el botón ‘Aceptar’. Y listo.

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Diferencia entre Ventas y Cobros con PhotoGestion

PhotoGestion te permite indicar tus ventas de varias formas: creando un ticket, un presupuesto, un albarán o una factura. Vamos a ver en que consiste cada documento:

• El ticket es una venta a cliente contado, son las típicas ventas de mostrador a clientes que no conocemos. PhotoGestión además permite indicar el cliente para poder entregarle una factura si lo solicita. Los tickets tienen efectos fiscales y se deben contablizar en la declaración de IVA.
• El presupuesto se utiliza para poder ofrecer un precio aproximado del servicio o producto que solicita el cliente. Un presupuesto no obliga a nada a ninguna de las partes.
• Un albarán se realiza cuando ya nos han confirmado el servicio o producto. En caso de una boda o servicio fotográfico suele ser recomendable la firma de un contrato (PhotoGestion incluye la impresión de contratos personalizados) para asegurar la venta.
• La factura se realiza una vez entregado el producto o realizado el servicio. Las facturas tienen efectos fiscales y se deben contablizar en la declaración de IVA.

Pero hay un problema, podemos hacer muchos tickets, presupuestos, albaranes y facturas y tener la caja de PhotoGestion vacia (sin euros) o con un importe que no nos cuadra respecto a la suma de estas ventas. ¿Porque? Por dos motivos:

• No hemos cobrado el total del importe de esas ventas (ya me lo pagarás, pagamé hoy la mitad, me lo vas pagando poco a poco,…)
• No hemos reflejado esos cobros en el programa. Si cobramos las cosas pero no le decimos a PhotoGestion que esta cobrado la caja del día aparecerá con descuadres. Una cosa es hacer un ticket o albarán y otra distinta cobrarlo.

Otro error habitual es cuando nos preguntan: “El dia 24 de Junio hice 3 facturas pero la caja del día no me cuadra con el total de estas, ¿Porque?” La respuesta es que seguramente algunos de los cobros de esas facturas no se realizaron en la misma fecha que la factura, sino en fechas posteriores, por lo tanto lo mejor es ir a esa factura y consultar la fecha de los cobros realizados pues el dinero aparecerá en la caja de esos días.

Cobros de Facturas en PhotoGestion

PhotoGestión permite cobrar total o parcialmente cualquier venta de forma que se pueda cobrar en varios plazos una boda, una sesión de estudio o un marco. Así es como funciona un negocio fotográfico y así está preparado PhotoGestión. Pero hay que tener una cosa clara, no es lo mismo vender que cobrar, y si queréis tener controlados con PhotoGestión los cobros recibidos y pendientes debéis ser estrictos en su control.

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PhotoGestion - Gestión Comercial para negocios fotográficos

PhotoGestión fué diseñado teniendo en cuenta las necesidades y sugerencias de mas de cien estudios y tiendas de fotografía. A partir de la versión inicial del software este fué evolucionando para ir añadiendo nuevas funcionalidades. Y con el paso del tiempo se hizo evidente que no tienen las mismas necesidades un estudio fotográfico, una tienda de fotografía o un laboratorio o tienda con minilab, y por ello se crearon distintas versiones.

Gold Para estudios fotográficos y tiendas sin control de almacén y laboratorio/minilab. Para utilizar en un equipo informático.	Gold Para estudios y tiendas de fotografía con gestión de almacén y/o laboratorio/minilab. Para utilizar en un equipo informático.
Platinum Para estudios fotográficos y tiendas sin control de almacén y laboratorio/minilab. Para utilizar en una red local de ordenadores.	Platinum Para estudios y tiendas de fotografía con gestión de almacén y/o laboratorio/minilab. Para utilizar en una red local de ordenadores.

Por este motivo actualmente existen dos versiones: PhotoGestion y PhotoGestion Pro. Además, ambos programas disponen de dos versiones, Gold y Platinum. De esta forma, sea cual sea tu tipo de negocio fotográfico, encontrarás una versión de PhotoGestion que se adapte a tus necesidades.

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