No es lo mismo vender que cobrar – PhotoGestion
Una de las consultas mas habituales que nos realizan los usuarios de PhotoGestión es que no les cuadra la caja del día con las ventas que han realizado. Es un tema que a veces cuesta entender y que pueda dar lugar a confusión. Pero es que, por desgracia, no es lo mismo vender que cobrar.
Diferencia entre Ventas y Cobros con PhotoGestion
PhotoGestion te permite indicar tus ventas de varias formas: creando un ticket, un presupuesto, un albarán o una factura. Vamos a ver en que consiste cada documento:
- El ticket es una venta a cliente contado, son las típicas ventas de mostrador a clientes que no conocemos. PhotoGestión además permite indicar el cliente para poder entregarle una factura si lo solicita. Los tickets tienen efectos fiscales y se deben contablizar en la declaración de IVA.
- El presupuesto se utiliza para poder ofrecer un precio aproximado del servicio o producto que solicita el cliente. Un presupuesto no obliga a nada a ninguna de las partes.
- Un albarán se realiza cuando ya nos han confirmado el servicio o producto. En caso de una boda o servicio fotográfico suele ser recomendable la firma de un contrato (PhotoGestion incluye la impresión de contratos personalizados) para asegurar la venta.
- La factura se realiza una vez entregado el producto o realizado el servicio. Las facturas tienen efectos fiscales y se deben contablizar en la declaración de IVA.
Pero hay un problema, podemos hacer muchos tickets, presupuestos, albaranes y facturas y tener la caja de PhotoGestion vacia (sin euros) o con un importe que no nos cuadra respecto a la suma de estas ventas. ¿Porque? Por dos motivos:
- No hemos cobrado el total del importe de esas ventas (ya me lo pagarás, pagamé hoy la mitad, me lo vas pagando poco a poco,…)
- No hemos reflejado esos cobros en el programa. Si cobramos las cosas pero no le decimos a PhotoGestion que esta cobrado la caja del día aparecerá con descuadres. Una cosa es hacer un ticket o albarán y otra distinta cobrarlo.
Otro error habitual es cuando nos preguntan: “El dia 24 de Junio hice 3 facturas pero la caja del día no me cuadra con el total de estas, ¿Porque?” La respuesta es que seguramente algunos de los cobros de esas facturas no se realizaron en la misma fecha que la factura, sino en fechas posteriores, por lo tanto lo mejor es ir a esa factura y consultar la fecha de los cobros realizados pues el dinero aparecerá en la caja de esos días.
Cobros de Facturas en PhotoGestion
PhotoGestión permite cobrar total o parcialmente cualquier venta de forma que se pueda cobrar en varios plazos una boda, una sesión de estudio o un marco. Así es como funciona un negocio fotográfico y así está preparado PhotoGestión. Pero hay que tener una cosa clara, no es lo mismo vender que cobrar, y si queréis tener controlados con PhotoGestión los cobros recibidos y pendientes debéis ser estrictos en su control.
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