PhotoGestion permite la gestión de los trabajos fotográficos de un estudio de fotografía. Esta gestión incluye la impresión de los contratos de boda, comunión, publicidad o cualquier otra actividad del fotógrafo o videógrafo.

Gestión de Trabajos Fotográficos de PhotoGestión

Los contratos de PhotoGestión son personalizables y cada fotografo los puede adaptar a sus necesidades particulares. Una de las preguntas más habituales de los usuarios de PhotoGestión es si se pueden cambiar las claúsulas del contrato, porque a priori la gestión de trabajos fotográficos no lo permite. Para hacerlo hay que ir en la pantalla de trabajos al menu “Accceso a…” y hacer click en “Tipos de Trabajos”.

Acceso a Tipos de Trabajos

Entonces aparecerá la siguiente pantalla:

Tipos de Trabajos de PhotoGestion

La gestión de “Tipos de Trabajo” es la que va a permitir personalizar que citas se realizan en un trabajo de tipo boda o en una sesión de estudio, que tareas queremos saber si están hechas o no, y es donde podremos personalizar las claúsulas del contrato.

Gestión de las claúsulas de un contrato

Las claúsulas que aparecen por defecto son las estándar para contratos de boda según algunas asociaciones de fotógrafos, pero cada cual las puede personalizar y cambiar. Al final de los cambios solo hay que acordarse de guardar los cambios pulsando el botón ‘Aceptar’. Y listo.

Una de las consultas mas habituales que nos realizan los usuarios de PhotoGestión es que no les cuadra la caja del día con las ventas que han realizado. Es un tema que a veces cuesta entender y que pueda dar lugar a confusión. Pero es que, por desgracia, no es lo mismo vender que cobrar.

Diferencia entre Ventas y Cobros con PhotoGestion

PhotoGestion te permite indicar tus ventas de varias formas: creando un ticket, un presupuesto, un albarán o una factura. Vamos a ver en que consiste cada documento:

• El ticket es una venta a cliente contado, son las típicas ventas de mostrador a clientes que no conocemos. PhotoGestión además permite indicar el cliente para poder entregarle una factura si lo solicita. Los tickets tienen efectos fiscales y se deben contablizar en la declaración de IVA.
• El presupuesto se utiliza para poder ofrecer un precio aproximado del servicio o producto que solicita el cliente. Un presupuesto no obliga a nada a ninguna de las partes.
• Un albarán se realiza cuando ya nos han confirmado el servicio o producto. En caso de una boda o servicio fotográfico suele ser recomendable la firma de un contrato (PhotoGestion incluye la impresión de contratos personalizados) para asegurar la venta.
• La factura se realiza una vez entregado el producto o realizado el servicio. Las facturas tienen efectos fiscales y se deben contablizar en la declaración de IVA.

Pero hay un problema, podemos hacer muchos tickets, presupuestos, albaranes y facturas y tener la caja de PhotoGestion vacia (sin euros) o con un importe que no nos cuadra respecto a la suma de estas ventas. ¿Porque? Por dos motivos:

• No hemos cobrado el total del importe de esas ventas (ya me lo pagarás, pagamé hoy la mitad, me lo vas pagando poco a poco,…)
• No hemos reflejado esos cobros en el programa. Si cobramos las cosas pero no le decimos a PhotoGestion que esta cobrado la caja del día aparecerá con descuadres. Una cosa es hacer un ticket o albarán y otra distinta cobrarlo.

Otro error habitual es cuando nos preguntan: “El dia 24 de Junio hice 3 facturas pero la caja del día no me cuadra con el total de estas, ¿Porque?” La respuesta es que seguramente algunos de los cobros de esas facturas no se realizaron en la misma fecha que la factura, sino en fechas posteriores, por lo tanto lo mejor es ir a esa factura y consultar la fecha de los cobros realizados pues el dinero aparecerá en la caja de esos días.

Cobros de Facturas en PhotoGestion

PhotoGestión permite cobrar total o parcialmente cualquier venta de forma que se pueda cobrar en varios plazos una boda, una sesión de estudio o un marco. Así es como funciona un negocio fotográfico y así está preparado PhotoGestión. Pero hay que tener una cosa clara, no es lo mismo vender que cobrar, y si queréis tener controlados con PhotoGestión los cobros recibidos y pendientes debéis ser estrictos en su control.

PhotoGestion es el sotware de referencia para el control económico y organizativo de estudios fotográficos y tiendas de fotografía. Si quieres saber cuanto dinero ganas y en que lo ganas, como se presentan las ventas de los próximos meses según las estadísticas de años anteriores, si quieres imprimir el contrato de una boda, enviar un SMS de felicitación a un cliente, controlar todos tus gastos, y mucho más, PhotoGestión es el programa que andabas buscando.

PhotoGestion - Gestión Comercial para negocios fotográficos

PhotoGestión fué diseñado teniendo en cuenta las necesidades y sugerencias de mas de cien estudios y tiendas de fotografía. A partir de la versión inicial del software este fué evolucionando para ir añadiendo nuevas funcionalidades. Y con el paso del tiempo se hizo evidente que no tienen las mismas necesidades un estudio fotográfico, una tienda de fotografía o un laboratorio o tienda con minilab, y por ello se crearon distintas versiones.

Gold Para estudios fotográficos y tiendas sin control de almacén y laboratorio/minilab. Para utilizar en un equipo informático.	Gold Para estudios y tiendas de fotografía con gestión de almacén y/o laboratorio/minilab. Para utilizar en un equipo informático.
Platinum Para estudios fotográficos y tiendas sin control de almacén y laboratorio/minilab. Para utilizar en una red local de ordenadores.	Platinum Para estudios y tiendas de fotografía con gestión de almacén y/o laboratorio/minilab. Para utilizar en una red local de ordenadores.

Por este motivo actualmente existen dos versiones: PhotoGestion y PhotoGestion Pro. Además, ambos programas disponen de dos versiones, Gold y Platinum. De esta forma, sea cual sea tu tipo de negocio fotográfico, encontrarás una versión de PhotoGestion que se adapte a tus necesidades.

Aunque alguno de vosotros ya lo estáis utilizando, hoy anunciamos publicamente la nueva versión 4.10 de nuestro software PhotoGestión. Esta versión tiene algunas novedades interesantes, como los SMS programados, que permitirán planificar el envío de SMS a una hora y fecha determinada. Esto es muy útil para felicitar aniversarios, enviar felicitaciones en fiestas como la Navidad o para recordar futuras visitas al estudio.

Programa de Gestion para Estudios y Comercios de Fotografia

Otras novedades o mejoras de PhotoGestion 4.10 son la adición de filtros en la agenda que permitirán seleccionar las citas que se quieren ver. También se ha incluido una nueva gráfica de ventas por grupos de artículos en el apartado de estadísticas. Hemos creado un nuevo listado de pagos. El listado de tickets ahora permite ponderar solo el efectivo, y también permite agrupar por grupos de artículos.

Por último, en la gestión de trabajos fotográficos (bodas, estudios, industrial, niños,…) se han añadido los campos Fotógrafo y Video (que son empleados) para poder indicar que fotógrafo y videografo atenderán el evento.

Estadísticas de PhotoGestion

Esperamos que todas las mejoras ayuden al usuario de PhotoGestión a mejorar en la gestión y organización diaria de su estudio, comercio y/o laboratorio de fotografía. Nosotros ya nos encontramos trabajando en la nueva versión del programa con mejoras que poco a poco iremos desvelando.

PhotoGestión fue el primer producto de Arcadina. Después vinieron La Galeria Digital, WebStudio, El Revelado o FotoDirectorio. El paso del tiempo había dejado obsoleta la web de nuestro software. El producto ha ido evolucionando con muchas mejoras y novedades mientras que la web se había ido quedando atrás. Y como dicen que hoy en día la imagen es muy importante, pues ya era el momento de mejorar el aspecto y contenido de la web.

La nueva web, además del nuevo diseño, incluye la opción de descarga gratuita de la versión demo del programa, un área privada para clientes, información abundante sobre las características del programa, capturas de pantalla, información para su compra y un apartado de soporte técnico donde se pueden realizar consultas a través de un formulario o directamente en los foros de PhotoGestion.

En el apartado de soporte también explicamos como los usuarios de Mac pueden utilizar PhotoGestion sin problemas.

Esperamos que os guste la web y estamos abiertos a vuestras sugerencias.

Si hay algo que diferencia a PhotoGestión del resto de programas de gestión es que ofrece todo lo necesario para la gestión de un estudio de fotografía o tienda de fotografía, y no le sobra nada. Es decir, al ser un programa ideado para el sector de la fotografía nunca te vas a encontrar con cosas que no tengan ninguna utilidad en un comercio de fotografía. Por ejemplo, las tallas y colores, una gestión de almacén demasiado compleja, etc.

Entre los usuarios de PhotoGestión encontramos estudios de fotografía, comercios de fotografía, estudios con tienda o tiendas con estudio y pequeños laboratorios de fotografía. Hay usuarios en toda España, en Valencia, Madrid, Barcelona, Sevilla, Almería, Bilbao o La Coruña. Y también contamos con algún usuario en Andorra, México y Venezuela.

El contacto continuo con profesionales de la imagen nos ha hecho detectar todas sus necesidades y nuestro software esta lleno de pequeños detalles que han sido añadidos al programa a partir de sugerencias de los usuarios. Mas de una vez hemos recibido comentarios del tipo “A veces PhotoGestion parece que me adivine el pensamiento”. Realmente no hay truco alguno, simplemente ha habido alguien antes que nos ha sugerido lo mismo y lo hemos tenido en cuenta.

Todo en uno. Esta es otra ventaja, con PhotoGestion vas a poder gestionar tus trabajos de boda, tus estudios, la agenda, los contratos de los clientes, las facturas, los cobros pendientes, los presupuestos, los gastos, los precios de los productos y servicios, las ventas de mostrador, las compras a proveedores, los revelados, organizar los CDs y DVDs de cada cliente, consultar las ventas mensuales, enviar SMS a móviles para felicitar un aniversario, y mucho más, todo desde el mismo programa. Y eso simplifica mucha las cosas.

La última versión de PhotoGestión incluye un nuevo apartado de estadísticas e informes que permite disponer de una información detallada de las ventas mensuales realizadas, los gastos mensuales, el beneficio mensual, las ventas de un articulo, las ventas de un cliente, que clientes me compran un articulo, que artículos me compra un cliente, y mucho más.

Esta es solo la primera versión del apartado de estadísticas, nuestro objetivo en próximas versiones es ir incluyendo mas filtros en las estadísticas actuales, así como nuevas estadísticas de otros apartados del programa.

Quince días después de la puesta en marcha de nuestro proyecto de directorio de fotógrafos profesionales FotoDirectorio el balance que hacemos es muy positivo. Ya se han dado de alta mas de 400 fotógrafos de toda España y nuestro objetivo a tres meses vista es tener dados de alta 2000 fotógrafos de España. Además, en breve iniciaremos una campaña publicitaria dirigida a los países de habla hispana (México, Argentina, Chile, Ecuador, Colombia, EE.UU., etc) donde también queremos llegar para poder incluir a los fotógrafos de esos países.

Por otra parte, el lanzamiento de la nueva versión 4.0 de PhotoGestión también ha tenido una buena acogida. Han sido varias las mejoras de esta nueva versión, destacando las nuevas estadísticas, la nueva interfaz y el diseñador de documentos. Durante los primeros días y gracias a un novedoso sistema de control de bugs, los mismos usuarios nos han podido informar de pequeños problemas de la nueva versión del programa lo cual nos ha permitido afinar estos bugs en un tiempo récord.

En la web de PhotoGestión esta disponible la última revisión, que actualizamos semanalmente con la revisión de todos estos pequeños problemas. Todos aquellos que utilicéis PhotoGestión y tengáis contratadas las actualizaciones os las podéis descargar desde el área de descargas.

En Arcadina estamos de enhorabuena. Hoy mismo lanzamos al mercado la nueva versión 4.0 de nuestro famoso Software PhotoGestión. El programa definitivo para la gestión y organización de un estudio o comercio fotográfico.

La versión 4.0 de PhotoGestión fue presentada en sociedad aprovechando el I Congreso FEP, que tuvo lugar en Valencia del 11 al 13 de febrero de 2008.

A continuación se muestran las novedades y mejoras más importantes de PhotoGestión 4.0:

· Nuevo interfaz. Se ha cambiado el interfaz de acceso a las opciones, ahora es más directo y sencillo, todo a la vista en una pantalla. Ahora se accede primero por la cuadrícula en lugar de por la ficha.

· Diseñador de documentos. Los documentos del programa (albaranes, facturas, contratos, etc.) ahora se pueden modificar al gusto del usuario.

· Estadísticas y gráficos. Diversas estadísticas sobre ventas, compras y gastos, y gráficos para visualizar la evolución de los indicadores del negocio.

· Tabla de códigos postales de España. Ahora cuando no sepamos algún código postal, se puede buscar por la tabla que se ha incorporado al programa, pudiendo buscar incluso por calle.

· Lista de tareas personalizada en trabajos. Ahora la lista de tareas de los trabajos no es fija, se pueden añadir y quitar tareas para cada trabajo y tipo de trabajo.

Todos los clientes que posean el contrato de actualización, ya pueden descargarse la nueva versión desde nuestra página Web www.photogestion.net. Y para todos aquellos que deseen adquirir PhotoGestión y todavía no lo hayan hecho, pueden llamar al 96 201 83 12 y adquirirlo directamente.

*Nota: Es posible ejecutar Photogestión con MAC a través de dos simuladores de windows: Parallels y VMFussion. Aunque no podemos asegurar un soporte adecuado en cualquier posible fallo ocasionado por esta plataforma.

Aprovéchate del servicio de envíos de SMS a través de PhotoGestión que te ofrecemos en Arcadina y felicita las navidades a todos tus clientes con un sencillo SMS. Conseguirás recordarles a tus clientes que continuas siendo su fotógrafo de confianza y serás el primero en quien ellos piensen cuando necesiten de los servicios de un profesional de la imagen y fotografía.

Piensa que las posibilidades comerciales aumentan de manera muy significativa con un sólo envío que hagas a cada cliente. Además, aumentarás la relación interpersonal con tus clientes, consiguiendo mejorar la imagen de tu estudio o comercio fotográfico.

Obtén el máximo beneficio creando tus propios grupos para enviar SMS o fíltralos por el rango que tu decidas (ciudad, fecha de nacimiento, etc…). De esta manera podrás enviar un mismo SMS a un número determinado de clientes y obtener un impacto mucho mayor.

Asimismo podrás crear tus propias plantillas con mensajes para tus clientes (recojida de pedidos, felicitaciones de cumpleaños, etc…), de esta manera tan sólo deberás seleccionar el grupo de personas y la plantilla que quieras enviar y ya está listo para ser enviado.