¡Ya puedes crear y enviar contratos a tus clientes desde Arcadina!
¡Sí! La esperada noticia por fin ha llegado. Desde hace unos días, si tienes contratado un plan Booking y entras a tu Panel de gestión, verás que ya puedes crear y enviar contratos desde tu web. Esta es, sin duda, una herramienta muy potente que va a ayudar a los fotógrafos a proteger su negocio de manera legal, les va a ahorrar mucho tiempo de gestión y muchas otras ventajas más que veremos a lo largo de este artículo.
Este servicio de crear y enviar contratos es uno de los que más nos habéis pedido que implementemos durante los últimos meses. Esta opción de crear contratos a través de la web, enviárselos a los clientes a través de un correo electrónico automático y ofrecerles la posibilidad de que lo firmen de manera digital puede suponer dar un gran paso adelante en tu negocio de fotografía digital. Si quieres saber todos los detalles de este nuevo servicio, las múltiples ventajas que te va a ofrecer y cómo comenzar a utilizarlo, no te pierdas el contenido de este post.
¡Ya tienes listo el servicio de crear y enviar contratos!
Contenido
¿Cómo es el nuevo servicio de crear y enviar contratos de Arcadina?
En el nuevo servicio donde puedes crear y enviar contratos a través de tu web, vas a poder crear los contratos de tus clientes en muy pocos minutos con la ayuda de una serie de plantillas que hemos subido a tu web que están avaladas por asociaciones profesionales como FEPFI.
En este nuevo apartado de tu panel, no solo vas a poder crear los contratos de manera muy rápida y efectiva sino que también vas a poder subir tu firma digital para que el proceso de firma sea mucho más cómodo.
A la hora de enviar el contrato a uno de tus clientes, solo vas a tener que pulsar en un botón de Enviar contrato para que se le envíe toda la información para que tu cliente pueda revisarla y, lo que es más interesante, firmar el contrato de manera digital.
Ventajas de utilizar contratos en tu día a día
Antes de pasar a explicarte cómo puedes comenzar a utilizar este servicio de contratos, nos gustaría poner en valor todas las ventajas que esta nueva herramienta que todos los clientes que estén utilizando el servicio de Calendario de reservas, van a poder utilizar en su día a día.
Aquí van algunos de los beneficios que te va a reportar el servicio de crear y enviar contratos.
Ten un negocio de fotografía mucho más seguro legalmente
Todos conocemos algún caso en el que un fotógrafo ha cerrado un presupuesto considerable, ha realizado su trabajo correctamente y después ha tenido algún tipo de problema con los clientes con la entrega del material o, incluso, para cobrar la totalidad de sus servicios. Si antes de realizar tu trabajo envías a tus clientes un contrato en el que se incluyan todos los detalles de tu sesión fotográfica, productos, incluidos plazos de entrega, formas de pago, etc. vas a cubrirte las espaldas ante posibles problemas.
Crear y enviar contratos a través de tu página web de fotografía te va a dar la tranquilidad de que tu trabajo queda 100% respaldado.
Ofrece un servicio cómodo para tus clientes
Junto con otras soluciones de negocio que vas a poder disfrutar con nosotros, como por ejemplo el área de clientes privada, el calendario de reservas o la página web, darle la posibilidad a tus clientes de que puedan recibir el contrato de manera online y, lo que es más importante, poder firmarlo digitalmente, hará que su grado de satisfacción contigo sea aún mayor. Y todos sabemos que un cliente contento repite experiencia y recomienda a sus conocidos.
Gracias al servicio de contratos, tus clientes van a poder firmar sus contratos de manera digital sin tener que quedar contigo en el estudio o sufrir el engorro de tener que imprimir el contrato y escanearlo una vez que lo tengan firmado.
Reduce el tiempo de gestión con tus clientes
Otra de las grandes ventajas de crear y enviar contratos a través de tu web y que te influye directamente a ti, es la posibilidad de reducir el tiempo que le dedicas a realizar tareas administrativas con cada cliente. Olvídate de tener que redactar cada contrato, gastar tiempo quedando con los clientes o teniéndolo que imprimir en papel para poder firmarlo. Gracias a esta solución de negocio, en muy pocos minutos y con ayuda de las plantillas avaladas por asociaciones de fotógrafos profesionales, vas a tener listos tus contratos en un abrir y cerrar de ojos.
Además, una vez que tengas listo el contrato, solo con pulsar un botón se le enviará a tu cliente un correo electrónico con toda la información para que pueda firmar digitalmente su contrato.
Unifica toda la información en un mismo lugar
En ocasiones, tener toda la documentación y la información de cada cliente puede llegar a resultar caótico, a veces te puedes llegar a juntar con la información de tu cliente que se guarda en el panel, los contratos firmados en papel y el resto de información en algún archivo perdido en tu PC.
Gracias a esta solución de negocio, vas a tener en un mismo espacio de trabajo toda la información de interés de tus clientes. Actualizada y detallada. Y si le has mandado a un cliente el contrato y todavía no te lo ha devuelto firmado, en tu panel quedará registrado si continúa pendiente de firmar o no.
Asegúrate de que los textos del contrato sean 100% fiables
Otra de las grandes ventajas de utilizar el servicio de contratos es que, aunque siempre lo recomendamos, no vas a tener que recurrir a los servicios de asesoramiento legal para crear tus propios contratos. Gracias a las plantillas que hemos incorporado a tu web con una serie de parámetros que se modificarán de manera automática en el texto (como por ejemplo: datos del cliente, información sobre el servicio, información tuya personal, etc.), tan solo te va a llevar unos minutos tener listo cualquier contrato para enviarlo al instante.
Con las plantillas integradas de asociaciones profesionales como FEPFI, tendrás la tranquilidad de que los contratos que realices sean los correctos.
Aprende a crear y enviar contratos desde tu web
La comodidad de entrar a tu panel, escoger una plantilla de contrato, editarla a tu gusto y con un solo clic enviársela al cliente no tiene precio, pero para que todo este proceso sea aún más rápido de lo que te imaginas, vamos a explicarte todas las opciones que vas a tener disponibles en este servicio. Cómo crear un contrato, utilización y creación de nuevas plantillas, incluir tu firma digital y otras cuestiones muy interesantes son las que te vamos a explicar a continuación.
Lo primero que tienes que tener en cuenta es que para comenzar a utilizarlo tienes que tener activo el servicio de Booking.
Una vez que te hayas dado de alta en este plan, lo siguiente será hacer una primera toma de contacto de todas las opciones que vas a encontrar en el apartado de Contratos y que te vamos a explicar en el siguiente artículo de nuestra ayuda. Y como adelanto de una próxima novedad, te adelantamos que vas a poder apreciar los primeros cambios de nuestro ¡nuevo Panel de gestión!
>> Primeros pasos con Contratos
Crea contratos fácilmente desde el panel de gestión de tu página web de fotografía
Para crear un nuevo contrato, tienes que entrar en Contratos / Contratos, pulsar en el botón de Nuevo contrato y seguir los pasos. Como verás, lo único que tienes que hacer es:
- Rellenar los datos de tu cliente.
- Escoger la plantilla que mejor se adapte al servicio que vas a ofrecer.
- Editar la plantilla, si fuera necesario.
- Rellenar el resto de datos que darán forma a la sesión fotográfica.
¡Y listo! En estos 4 sencillos pasos tendrás listo tu contrato, con toda la información, datos del cliente, detalles del reportaje y cualquier otro aspecto que sea necesario recalcar, escrito y listo para ser enviado.
En la última pantalla de contratos encontrarás un botón de Enviar contrato, con solo pulsarlo se enviará de manera automática un correo electrónico al cliente con un enlace en el que si pincha, podrá visualizar el contrato, y lo que es más interesante, podrá firmarlo de manera digital y enviártelo de vuelta.
En el siguiente artículo de nuestra ayuda te explicamos todos estos pasos con sus diferentes opciones para que hoy mismo puedas comenzar a crear y enviar contratos desde tu web.
Ahorra tiempo y utiliza plantillas avaladas por asociaciones profesionales
Además de tener la posibilidad de mandar contratos a tus clientes de manera online, en este nuevo servicio también vas a poder crear nuevas plantillas de contratos para que cuando te toque realizar un contrato para un cliente, el proceso sea aún más rápido si cabe. Solo tienes que ir a Contratos / Plantillas.
Como ya te hemos adelantado, hemos subido a tu web una serie de plantillas de contratos que están avaladas por asociaciones profesionales como FEPFI, pero además de poder utilizarlas, también vas a poder hacer todas las copias que consideres necesarias y editarlas para crear tus propias plantillas o incluso, crearlas desde cero.
Si te interesa el tema de crear nuevas plantillas, no te pierdas el siguiente artículo de ayuda que vamos a compartir contigo.
Crea tu firma digital para utilizar en los contratos
En el último apartado de Contratos / Ajustes es donde vas a poder definir una serie de parámetros relacionados con tus contratos, como por ejemplo: elegir el tipo de numeración que quieres que lleven tus contratos, configurar el contenido de los emails que se enviarán de manera automática a tus clientes y, muy importante, añadir tu firma digital.
Como vas a poder comprobar, incluir tu firma digital va a ser muy sencillo, solo tienes que utilizar el ratón a modo de boli y escribir tu firma, que podrás repetir tantas veces como sea necesario. Después, cuando el cliente te devuelva el contrato firmado, será muy sencillo el proceso de firma por tu parte.
Adelantarte que al cliente cuando le llegue su contrato al correo electrónico, va a tener una casilla similar a la tuya para poder plasmar su firma a través del ratón o con el dedo si accede a través de su dispositivo móvil.
Aquí te dejamos toda la información de Ajustes para que la tengas bien a mano.
¿A qué estás esperando para crear y enviar contratos a tus clientes desde tu web?
En Arcadina esperamos que la opción de crear y enviar contratos a través de la web sea toda una revolución para ti, te ayude a gestionar mejor las comunicaciones con tus clientes, te permita tener la información más organizada agrupada en un mismo lugar, puedas ofrecer a tus clientes un servicio mucho más cómodo y actual y garantices las seguridad legal de tu trabajo.
Como te decíamos al principio de este artículo, la opción de poder crear contratos desde la web es una novedad que nos habéis ido pidiendo muchos de vosotros a lo largo de los últimos meses. Si quieres votar o sugerirnos una nueva mejora, puedes hacerlo pinchando en el siguiente enlace.
En Arcadina centramos todo nuestro trabajo para ofrecerte una serie de soluciones de negocio que te ayuden en tu día a día como fotógrafo. Si quieres probarlas puedes hacerlo de manera gratuita durante 14 días sin gasto de permanencia.
Hoy nos gustaría compartir contigo la entrevista de Fran Ortiz, fotógrafo de bodas, embajador y gran amigo.
>> Fran Ortiz, Embajador de Arcadina y un reputado fotógrafo de bodas
Y para despedirnos, vamos con una última pregunta. ¿Eres de los que esperaba esta gran novedad de crear y enviar contratos? Nos encantará leerte en los comentarios.
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