Optimiza y controla tus gastos con el sistema de facturación de Arcadina
El nuevo sistema de facturación de Arcadina ya está plenamente operativo. Esta herramienta, disponible para todos los usuarios con el plan Manager, te permitirá generar tus facturas de forma ágil y sencilla directamente desde tu panel de gestión. Además, incorporarás un mayor control sobre tus finanzas, algo esencial para la administración diaria de tu negocio.
Si buscas reducir tiempos de gestión, centralizar toda tu documentación en un único entorno, eliminar la dependencia de múltiples aplicaciones que complican tu día a día y mantener tu estudio de fotografía mejor organizado, este nuevo sistema de facturación es para ti. En Arcadina hemos desarrollado una solución todo en uno diseñada para hacerte la vida más fácil y ayudarte a iniciar el 2026 con una estructura más eficiente y profesional.
Ya está disponible el nuevo sistema de facturación de Arcadina.
Contenido
¿Qué ofrece y cómo funciona el nuevo sistema de facturación de Arcadina?
Con el nuevo sistema de facturación accesible desde el Panel de gestión de tu sitio web, podrás generar de forma cómoda y unificada todas las facturas relacionadas con tu actividad de fotógrafo profesional, como por ejemplo: sesiones fotográficas, ventas de imágenes, productos físicos, servicios adicionales y cualquier otro concepto que formes parte de tu oferta profesional.
Una de las mayores ventajas es que, igual que ocurre con las funcionalidades que hemos incorporado recientemente (contratos digitales, sistema de reservas online, venta de imágenes, entre otras), toda la información quedará centralizada en un mismo entorno: tu panel de gestión. Esta integración te permitirá mantener tu negocio fotográfico perfectamente organizado, con todos tus procesos bajo control y sin necesidad de recurrir a un sinfín de herramientas externas.
En la nueva pestaña de Facturas encontrarás diversas opciones diseñadas para adaptarse a tus necesidades reales: creación de borradores, emisión de facturas simplificadas y ordinarias, posibilidad de generar facturas rectificativas cuando sea necesario, envío directo de las facturas a los clientes y, lo más relevante, la emisión de documentos completamente compatibles con Verifactu. Todo ello te permitirá controlar tus ingresos, trabajar con mayor seguridad, cumplir con la normativa vigente y gestionar tu facturación de forma mucho más eficiente.
Facturas simplificadas y ordinarias
Como ya te adelantamos, el nuevo sistema de facturación te va a permitir generar tanto facturas simplificadas como ordinarias, adaptándose a cualquier tipo de servicio o venta de imágenes o servicios fotográficos que realices a tus clientes.
Las facturas simplificadas están pensadas para operaciones cuyo importe no supere los 400 € (en España). Este tipo de documento requiere menos información del cliente, por lo que su emisión es más rápida y adecuada para servicios o ventas puntuales de menor valor.
>> Gestión de facturas: factura simplificada
Por otro lado, las facturas ordinarias deben utilizarse cuando el importe supera los 400 € (en España) o cuando, por las características del servicio, es necesario detallar más datos del cliente. En este formato se incluyen campos adicionales como la identificación completa del cliente, su dirección fiscal o sus datos de contacto.
La gestión es aún más eficiente gracias a la integración con tu base de clientes. Si ya tienes a tus clientes registrados en el Panel de gestión, únicamente tendrás que seleccionar su nombre y todos sus datos (DNI/NIF, dirección, teléfono, email, entre otros) se completarán automáticamente. Esto agiliza notablemente el proceso de creación de cada factura y reduce la posibilidad de errores administrativos.
Además, esta automatización te permitirá mantener un histórico ordenado y actualizado de tus operaciones, facilitando la organización y el seguimiento financiero de tu negocio fotográfico.
>> Gestión de facturas: factura ordinaria
¿Cómo puedo comenzar a utilizar el nuevo sistema de facturación?
Para comenzar a crear tus primeras facturas a través del panel es muy sencillo, lo único que tienes que tener activo es el plan Manager. Una vez que tengas este paso dado, el proceso de crear facturas va a ser muy sencillo:
- Ventas / Ajustes / Facturas: sitúate en esta dirección dentro del panel y comprueba que todos los ajustes estén correctos.
- Cuenta / Tus datos: en este apartado es donde tienes que revisar que todos tus datos son correctos.
- Ventas / Facturas: aquí es donde vas a poder crear todas las facturas, ordinarias, simplificadas, borradores y rectificativas.
- Galerías de Clientes / Pedidos: tienes la opción de crear tus propias facturas a través de la página general de pedidos o dentro de la página de información de cada pedido también.
- Booking / Sesiones: y si te diriges a las sesiones contratadas a través de tu calendario de reservas, también vas a poder gestionar tus facturas directamente desde ese espacio.
Como ves, son muchas las opciones que vas a tener disponibles para tener la contabilidad de tu negocio de fotografía digital bien organizada y al día.
Nuevo apartado de Facturas dentro de tu panel
Dentro del apartado de Ventas de tu Panel de gestión, ya puedes acceder a la nueva pestaña de Facturas, un espacio completamente renovado que te permitirá gestionar todas tus facturas de manera sencilla y eficiente. Desde aquí, podrás realizar las siguientes acciones:
- Consultar todas las facturas creadas hasta el momento, con un acceso rápido y organizado.
- Editar la información de cualquier factura, permitiéndote actualizar o corregir detalles cuando sea necesario.
- Marcar facturas como cobradas, manteniendo un control más preciso de tus pagos y pendientes.
- Realizar búsquedas personalizadas, para que encuentres rápidamente las facturas que necesitas según criterios específicos (fecha, cliente, monto, etc.).
- Crear nuevas facturas simplificadas para transacciones de menor monto, cumpliendo con las normativas vigentes.
- Generar nuevas facturas ordinarias para operaciones más complejas o de mayor importe, con todos los detalles que requieren.
- Emitir facturas rectificativas en caso de errores o ajustes, manteniendo la transparencia en la contabilidad de tu negocio.
- Asignar etiquetas a tus facturas, para organizarlas y clasificarlas según categorías como “pendiente de pago”, “pagada”, “devolución”, etc.
- Descargar tus facturas en formato PDF, facilitando su archivo y envío.
- Enviar facturas por email o WhatsApp, para que puedas compartirlas con tus clientes de manera rápida y eficiente.
Como puedes ver, se trata de una interfaz muy intuitiva y moderna, que ya incluye el nuevo diseño de nuestro panel y que te ofrece todas las herramientas necesarias para gestionar de forma completa tus facturas. Sin duda, es una solución pensada para hacer que tu trabajo sea más ágil y organizado.
Crea facturas desde tu sección de pedidos
Como te hemos adelantado, además de poder gestionar todas tus facturas desde el nuevo apartado de Facturas en la sección de Ventas, también podrás hacerlo directamente desde la página principal de Pedidos, facilitándote aún más la tarea de emisión y seguimiento. Desde allí, encontrarás un botón en la parte superior de la pantalla que te permitirá crear la factura de cualquier pedido que tengas seleccionado previamente, sin tener que navegar entre diferentes secciones.
Lo mejor de todo es que, si accedes a cualquier pedido guardado en esta sección, siempre verás un botón activo que te permitirá generar la factura correspondiente en cualquier momento, incluso si el pedido ya está cerrado o si se trata de un pedido pendiente de pago. Esto te ahorrará tiempo y te ofrecerá una forma más directa de emitir facturas cuando lo necesites.
>> Facturas: cómo facturar pedidos
Además, este sistema te da la flexibilidad de gestionar tanto los pedidos recientes como los históricos, lo que significa que podrás realizar la facturación de manera dinámica y a medida, sin importar en qué momento del proceso te encuentres. Con esta integración en Arcadina te ofrecemos una solución aún más completa y cómoda para controlar todos los aspectos de tu negocio de fotografía digital.
Envía facturas de tus sesiones de Booking
Como era de esperar, también hemos integrado la opción de crear facturas directamente desde el apartado de Sesiones en tu pestaña de Booking. Si has recibido reservas a través de la web para tus sesiones de fotos, podrás generar las facturas correspondientes de manera rápida y sencilla, sin necesidad de salir del entorno de gestión de tus sesiones.
El proceso es muy similar al de la sección de Pedidos: simplemente seleccionas la sesión de fotos que desees facturar, accedes a su ficha detallada y, allí, encontrarás el botón de Facturar sesión. Con un solo clic, podrás comenzar el proceso de generación de la factura de esa sesión, ya sea simplificada u ordinaria, de acuerdo a los requisitos del cliente y la legislación vigente.
>> Facturas: cómo facturar sesiones
Genera fácilmente facturas totalmente compatibles con Verifactu
Verifactu es el nuevo mecanismo de facturación impulsado por la Agencia Tributaria con el objetivo de garantizar la veracidad y trazabilidad de todas las facturas emitidas en España. Puede entenderse como una certificación oficial que valida cada documento, asegurando que no pueda ser alterado posteriormente sin dejar constancia. A partir de 2027, tanto empresas como profesionales autónomos estarán obligados a utilizar sistemas de facturación que se ajusten a estos requisitos.
Con Verifactu, cada factura generada se remitirá automáticamente a la Agencia Tributaria para su registro inmediato, lo que aporta mayor transparencia y seguridad jurídica. Además, los documentos incluirán un código QR que permitirá a clientes y administraciones verificar en tiempo real que la información es correcta y que la factura está registrada conforme a la normativa vigente.
En Arcadina ya hemos integrado un sistema de facturación totalmente alineado con los estándares de Verifactu y hemos tenido en cuenta una serie de funcionalidades y posibilidades que tendrás a tu disposición para gestionar tu facturación de forma sencilla, segura y plenamente compatible con la legislación que entrará en vigor.
¿En sencillo crear facturas compatibles con Verifactu?
Por supuesto. Uno de los primeros pasos que te solicitaremos será la carga de tu certificado para activar la conexión con Verifactu. Es importante tener en cuenta que, una vez habilitado este enlace, tendrás la obligación de emitir todas tus facturas conforme a los requisitos establecidos por este sistema. Tras completar la configuración, cualquier factura generada desde tu Panel de gestión será totalmente compatible con Verifactu y se enviará a la Agencia Tributaria de forma automatizada y muy sencilla.
Además, en Arcadina estamos avanzando en los trámites necesarios para convertirnos en colaboradores sociales. ¿Qué implica esto? Que, en un futuro próximo, podrás emitir y firmar tus facturas utilizando nuestro certificado de colaborador social, sin necesidad de subir tu propio certificado al panel. Esto simplificará aún más la gestión y te permitirá trabajar con mayor comodidad y seguridad.
Por el momento, este proceso continúa en fase administrativa, pero te informaremos en cuanto esté disponible para que puedas comenzar a utilizarlo sin ningún esfuerzo adicional.
¿A qué esperas para crear tus primeras facturas con Arcadina?
Sabemos que el nuevo sistema de facturación va a ser toda una revolución para los fotógrafos. Poder controlar todas tus gestiones desde un mismo espacio, prescindir de cientos de aplicaciones que solo hacen alargar tus jornadas de trabajo y tener toda la información bien estructurada, organizada y controlada, no tiene precio.
Gracias al sistema de facturación vas a poder emitir las facturas de tus productos y servicios desde el espacio de trabajo de tu sitio web, controlar tu economía mucho mejor y estar preparado para cuando todas las facturas tengan que ser compatibles con Verifactu.
En Arcadina te ofrecemos una serie de soluciones de negocio todo en uno que te ayudan a automatizar procesos, simplificar tareas y ofrecer a tus clientes un servicio mucho más profesional, dinámico y adaptado a las nuevas tecnologías. Si todavía no conoces todo lo que te podemos ofrecer, te animamos a que pruebes nuestros sitios web gratis durante 14 días y sin compromiso de permanencia.
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