8 strategie per migliorare il flusso di lavoro fotografico

Quando si lavora bene e il carico di lavoro inizia a crescere, una delle prime cose da fare per evitare di essere sopraffatti è stabilire un flusso di lavoro fotografico per rendere la giornata lavorativa molto più produttiva. L’idea è che, anche se dovete passare 10 ore a lavorare in studio, il vostro lavoro quotidiano non è incentrato sul rispondere al telefono tutta la mattina, creare ogni contratto da zero o finire il lavoro di un singolo cliente.

Affinché la vostra attività fotografica funzioni sempre meglio e le vostre ore di lavoro siano davvero produttive, dovete organizzare un flusso di lavoro fotografico redditizio ed è per questo che, in questo articolo, vi daremo 8 consigli per crearlo. Non perdetevi gli ultimi due consigli, sono i migliori di tutti.

 

 

Ottieni il massimo dalla tua vita quotidiana implementando un flusso di lavoro fotografico efficiente.

 

 

I motivi per cui dovreste rivedere il vostro flusso di lavoro fotografico

 

Il flusso di lavoro fotografico è l’insieme delle azioni e delle fasi del vostro lavoro, dal primo contatto con un potenziale cliente fino alla consegna delle foto e alla finalizzazione dei servizi. Come ben sapete, questo processo non comprende solo l’acquisizione delle immagini, ma anche aspetti quali: comunicazione, pianificazione, editing, gestione dei file, consegna finale, ecc. E sebbene possa sembrare che questo processo sia una procedura che dovrebbe essere ben definita per qualsiasi fotografo, la realtà è che non sempre viene svolto in modo totalmente efficiente.

Spesso, non avere un flusso di lavoro adeguato può far perdere troppo tempo a certi processi, energie e, soprattutto, opportunità di migliorare la propria attività. Se non si dispone di un elenco ben definito di azioni, se si esegue ogni fase in modo disordinato o se non si valutano i tempi e i risultati di ogni attività, è quasi impossibile sapere se si sta davvero gestendo la propria attività in modo efficace. Un flusso di lavoro fotografico chiaro e organizzato non solo garantisce la qualità del servizio offerto, ma consente anche di individuare le aree di miglioramento, risparmiare tempo e offrire un’esperienza più professionale ai clienti.

E se siete tra coloro che hanno già definito il proprio flusso di lavoro, questa piccola guida con 8 consigli vi aiuterà a verificare se lo state facendo correttamente e se la vostra pianificazione del lavoro è davvero efficace. Ma prima di darvi questi consigli, diamo un’occhiata più da vicino a cosa sia un flusso di lavoro.

Che cos’è esattamente un flusso di lavoro fotografico?

Spiegato in modo semplice, si potrebbe dire che il flusso di lavoro è costituito da tutti quei processi che si devono svolgere dal momento in cui un potenziale cliente viene a conoscenza della vostra esistenza fino alla consegna di tutte le fotografie del suo servizio fotografico e alla conclusione del lavoro. Si potrebbe dire che è come una mappa che guida ogni fase del rapporto con il cliente, dal primo contatto alla consegna finale, e comprende compiti quali:

• Catturare i potenziali clienti e comunicare con loro.
• Informazioni sul vostro lavoro creazione di dossier, pagine web, articoli di blog, ecc. per spiegare ai vostri clienti in cosa consistono i vostri servizi fotografici.
• Pianificare i servizi fotografici e organizzare il flusso di lavoro attraverso la preparazione di un copione di come si svolgerà la giornata del servizio fotografico.
• Gestione delle riprese e delle attrezzature.
• Creazione di un elenco di fasi per definire il lavoro di post-produzione da svolgere, come la selezione, l’editing e l’organizzazione delle fotografie.
• Consegnare il prodotto finale in modo efficiente.
• Follow-up in futuro per eventuali nuove assunzioni.
• ecc.

8 abitudini che vi renderanno più produttivi come fotografi

 

Quando si pianificano tutte queste azioni, è importante perfezionare ogni fase in modo che, da un lato, il servizio ai clienti sia molto più soddisfacente e dall’altro il tempo dedicato a ciascuno di essi sia sempre minore. L’idea è che, una volta creato il vostro flusso di attività, possiate gradualmente perfezionare ciascuna di esse man mano che le mettete in pratica per ottenere il massimo dalle vostre ore di lavoro.

Qui condivideremo con voi 8 consigli che vi aiuteranno a migliorare il vostro flusso di lavoro fotografico.

1# Organizzare la giornata lavorativa

Quando iniziate una nuova giornata lavorativa, è essenziale che sappiate in pochi minuti quali compiti vi aspettano quel giorno. In questo modo, non appena varcate la porta del vostro studio, accendete il computer e aprite il calendario, avrete una chiara panoramica di tutti gli appuntamenti a cui dovete partecipare quel giorno, dei servizi fotografici che dovete consegnare, delle attività amministrative che dovete affrontare oggi, ecc.

Affinché tutto funzioni come previsto, è essenziale che abbiate precedentemente dedicato un po’ di tempo alla pianificazione della vostra settimana lavorativa, ad esempio il venerdì pomeriggio. In questo modo, avrete un solo giorno a settimana per organizzare le prossime sessioni e i lavori in sospeso, altrimenti dovrete dedicare ogni giorno del tempo prezioso alla pianificazione del lavoro di quel giorno.

Una volta che tutti i compiti sono ben distribuiti e organizzati, l’uso di un calendario come Google Calendar o altri simili vi aiuterà ad avere l’agenda sempre in primo piano, pronta e aggiornata.

Sul vostro sito web Arcadina, potrete collegare il vostro sistema di prenotazione delle sessioni che i clienti potranno prenotare via web (Booking) con questo calendario di Google o con quello che utilizzate abitualmente. Nel seguente articolo della nostra guida spieghiamo l’intero processo.

>> Guida Arcadina. Integrazioni – Google

2# Definite i metodi di comunicazione con i vostri potenziali clienti e risparmiate il più possibile tempo

Quando dovete spiegare agli utenti in cosa consiste il vostro lavoro e dovete risolvere i loro dubbi iniziali, potete utilizzare diversi mezzi, ad esempio:

• Chiamate telefoniche.
• Invio di e-mail.
• Invio di WhatsApp.
• Creazione di un dossier con tutte le informazioni.
• Sito web con informazioni.
• Articoli nel blog.
• ecc.

Come potete vedere, ci sono molte opzioni a vostra disposizione per informare le persone interessate ai vostri servizi su come lavorate e su quali servizi offrite che potrebbero essere di loro interesse. Anche se è vero che i metodi di comunicazione diretta, come il telefono o WhatsApp, possono essere molto validi, l’idea è quella di perdere meno tempo possibile in questi processi.

Come idea, potete sfruttare tutte le potenzialità offerte dai siti web di fotografia di Arcadina per creare una pagina di servizio completa con gallerie, opinioni e pagine informative, in modo che gli utenti possano rispondere a tutte le loro domande immediate senza dover aspettare di contattarvi. Questa azione, oltre a farvi risparmiare molto tempo, vi permetterà di catturare l’attenzione di molti clienti che, se non avessero trovato tutte queste informazioni sul vostro sito, non vi avrebbero nemmeno contattato.

3# Pianificate i vostri servizi fotografici in dettaglio e in anticipo

Ci sono servizi fotografici più facili da affrontare rispetto ad altri e per quelli più complessi, come un servizio neonatale o un reportage che prevede diversi cambi di guardaroba, è essenziale avere un copione ben sviluppato di come si svolgerà il servizio dall’inizio alla fine. In caso contrario, probabilmente impiegherete molto più tempo a fare le foto che cercate o, al contrario, non riuscirete nemmeno a farle perché il servizio sarà scaduto.

Per evitare che ciò accada, è importante dedicare un po’ di tempo all’organizzazione del giorno della sessione. Se avete diversi set, pianificate l’ordine e il tempo da dedicare a ciascuno di essi. Se scrivete tutte queste informazioni sotto forma di copione il giorno del servizio fotografico, da un lato sarete in grado di seguirle e, dall’altro, potrete verificare in quel momento se avete pianificato tutto correttamente. Una volta che tutto è stato ben misurato e pianificato, questo copione servirà come base per i servizi fotografici futuri.

4# Ottimizzare le ore di post-produzione

Un’altra attività che dovete organizzare molto bene all’interno del vostro flusso di lavoro fotografico sono i momenti in cui editerete le vostre fotografie; questo compito, se non lo pianificate bene, è quello in cui potete perdere più tempo di lavoro. Conosciamo molti fotografi che investono molto del loro tempo in questo tipo di processo e alla fine i loro clienti, quando ricevono le immagini, non hanno una conoscenza sufficiente delle tecniche per apprezzare tutto questo sforzo e lavoro. Con questo non intendiamo dire che consegnate fotografie senza ritocco o di qualità inferiore, ma semplicemente che cercate un modo per eseguire tutti questi processi nel minor tempo possibile e che tenete presente il livello di perfezione che volete raggiungere nelle diverse immagini che consegnate ai vostri clienti.

Un altro punto da tenere in considerazione è il prezzo che si vuole far pagare per tutte queste ore di lavoro. Pensate che più tempo dedicate a questi processi, minore sarà il profitto finale che otterrete per questo lavoro.

5# Automatizzare le comunicazioni con i clienti

Dal momento in cui un cliente vi contatta per chiedere informazioni su un servizio fotografico fino alla conclusione del lavoro, dovrete inviargli molte e-mail:

• Non sono ancora clienti: informarli sul tipo di servizi che svolgete, sulle date disponibili, se sono indecisi seguirli finché non prendono una decisione, inviare loro una proposta di budget, le condizioni contrattuali, ecc.
• Siete già clienti: comunicare le date e le condizioni del servizio fotografico, inviare promemoria qualche giorno prima, notificare l’invio di fotografie, offerte future, lancio di altri servizi fotografici, ecc.

Per velocizzare il processo di invio di tutte queste e-mail e non sprecare mezza mattinata a comunicare con i vostri clienti, un’ottima idea è quella di creare una serie di e-mail predefinite che risolvano tutti questi problemi. In questo modo, quando dovrete inviare un’e-mail di questo tipo, dovrete solo copiare il testo e modificare i dati del cliente.

In Arcadina potrete inviare ai vostri clienti una serie di e-mail e messaggi WhatsApp personalizzati attraverso il pannello di gestione e potrete anche creare i vostri modelli per ottimizzare il flusso di lavoro. Nel seguente articolo di aiuto vi spieghiamo come fare.

>> Aiuto Arcadina: Email

6# Tenere l’attrezzatura pronta e aggiornata per ottimizzare i tempi del servizio fotografico

Come sapete, per i fotografi l’attrezzatura e il software che usano ogni giorno in studio non sono solo un altro strumento di lavoro, ma sono estensioni della loro creatività e produttività. Disporre di un’attrezzatura adeguata e di un software ottimizzato non solo vi consentirà di acquisire ed elaborare immagini di qualità professionale, ma vi aiuterà anche a lavorare in modo più efficiente, a risparmiare tempo, a offrire ai vostri clienti un servizio di qualità e a ridurre le frustrazioni tecniche.

Questi sono alcuni dei processi e dei dettagli da tenere in considerazione prima di affrontare il giorno del servizio fotografico:

• Pulite gli obiettivi con panni specifici e aria compressa per evitare graffi o accumuli di polvere e preparate sempre l’attrezzatura prima di scattare.
• Controllate il sensore della vostra fotocamera, perché la polvere accumulata su questa parte può rovinare le vostre foto. E se notate macchie ricorrenti, prendete in considerazione l’idea di affidarvi a un professionista della pulizia.
• Aggiornare il firmware. Controllare regolarmente il sito web del produttore della fotocamera per verificare la presenza di aggiornamenti del firmware per migliorare le prestazioni o aggiungere funzioni.
• Organizzate gli accessori che userete il giorno delle riprese. Conservate le batterie, le schede di memoria e gli altri accessori in un luogo specifico e in buone condizioni. Assicurarsi di caricare le batterie e formattare le schede prima di ogni scatto.
• Mantenete il vostro computer aggiornato, ordinato e con spazio sufficiente per lavorare. Tutta questa pianificazione e ordine nel lavoro devono essere trasferiti anche al PC. Questo spazio deve essere un’estensione del vostro studio e deve funzionare perfettamente in modo che i tempi di gestione siano sempre più brevi.
• ecc.

7# Utilizzare strumenti che consentano di automatizzare i processi

Dopo aver acquisito un cliente, aver realizzato il suo servizio fotografico e aver terminato tutti i processi di editing, potreste pensare che vi rimanga solo un’ultima azione per inviargli le foto. Se vi limitate a inviare un link per il scaricare delle immagini del servizio fotografico e basta, perderete molte opportunità di fare nuovi affari con questo cliente.

Se automatizzate i processi con l’aiuto di gallerie di vendita pubbliche e private e aggiungete al vostro sito web un sistema di prenotazione delle sessioni che gli utenti possono gestire autonomamente, non solo risparmierete tempo prezioso, ma potrete anche aumentare le possibilità di nuove vendite da parte dei vostri clienti esistenti.

Gallerie private

Ve lo abbiamo già detto molte volte, ma non fa mai male ripeterlo ancora. Con le gallerie di vendita privata, i vostri clienti, oltre a poter vedere le immagini del loro servizio fotografico, potranno anche: selezionare le foto per il loro album, scaricare le immagini già ritoccate, acquistare stampe o stampe in formati più speciali, selezionare immagini extra, condividere il link alla galleria con la loro famiglia, avere la possibilità di acquistare pacchetti predeterminati, ecc. Le opzioni sono molte, così come le possibilità di aumentare le entrate.

>> Gallerie private: lo strumento migliore per consegnare le foto ai clienti

Gallerie pubbliche

Lo stesso vale per il negozio online. Se nel tempo libero scattate foto di paesaggi, natura, amate documentare i vostri viaggi o semplicemente vi piace creare fotografie di stock, ora potete venderle indipendentemente dai vostri servizi fotografici attraverso il negozio online. Il grande vantaggio di questo sistema, oltre al fatto che non avrete praticamente alcun coinvolgimento nel processo, è che le persone interessate potranno fare acquisti in qualsiasi giorno della settimana attraverso il dispositivo che hanno a portata di mano (cellulare, tablet, PC).

Prenotazione

E per continuare ad automatizzare le attività, cosa c’è di meglio che implementare l’opzione del calendario delle prenotazioni sul vostro sito web, dove i vostri clienti potranno consultare gli orari disponibili per una sessione, effettuare una prenotazione per il giorno e l’ora a cui sono più interessati e lasciare il pagamento effettuato.

>> Vuoi migliorare le tue vendite? Scoprite i 5 vantaggi di Booking

In questa sezione del vostro sito web potete anche organizzare prenotazioni senza data e ora, ideali per sessioni speciali, come quelle dei neonati, o da regalare in qualsiasi momento dell’anno.

>> Aiuto da Arcadina. Prenotazione. Campagne

I contratti

Se avete stipulato un contratto con il calendario delle prenotazioni, un altro degli strumenti che potete utilizzare per risparmiare incredibilmente tempo, offrire un servizio più completo al cliente e, inoltre, proteggere la vostra attività, è la possibilità di creare contratti per i vostri clienti attraverso il vostro sito web utilizzando una serie di modelli approvati dalle associazioni professionali. Grazie a questa nuova soluzione commerciale, i vostri clienti riceveranno tutte le informazioni del contratto via e-mail e potranno firmarlo digitalmente. Se volete saperne di più su questo nuovo servizio, visitate il seguente articolo del nostro blog.

>> Ora potete creare e inviare contratti dal vostro sito web Arcadina!

 

8# Stabilire un flusso di lavoro fotografico per ogni servizio fotografico

Quando si tratta di definire il proprio flusso di lavoro fotografico, soprattutto quando si offrono diversi tipi di servizi fotografici, anche se può sembrare che si svolga lo stesso tipo di lavoro in tutti, la verità è che, soprattutto se il prototipo di clienti è diverso, questo flusso di attività varierà leggermente. Per fare un esempio, quando si realizza un servizio fotografico di matrimonio non ci saranno gli stessi passi da compiere dall’inizio alla fine rispetto a quando si viene ingaggiati per una sessione pre-comunione.

Anche se all’inizio dedicherete più tempo a questo lavoro, l’ideale è che creiate un programma di lavoro diverso per ogni tipo di sessione. In questo modo, una volta definite tutte, possiamo assicurarvi che i tempi di esecuzione dei diversi processi si ridurranno notevolmente, poiché saprete in ogni momento quale passo dovrete compiere.

Perfezionate il vostro flusso di lavoro fotografico e ricavate più tempo dalla vostra giornata lavorativa

Se puntate a migliorare il vostro flusso di lavoro fotografico, oltre a offrire ai vostri clienti un servizio molto più controllato, in cui anche il più piccolo dei dettagli sarà sotto controllo, potrete disporre di un certo numero di ore in più alla settimana che prima non avevate, in cui potrete realizzare più servizi fotografici e quindi aumentare le vostre entrate o semplicemente dedicarle, in alcuni periodi dell’anno, al riposo e alla cura di voi stessi.

A questo punto dell’anno, quando mancano pochi giorni alla fine di una fase e all’inizio di un’altra, è il momento migliore per fermare il ritmo di lavoro, analizzare come è andato l’anno e applicare tutte le strategie possibili per rendere il prossimo anno molto più fruttuoso e produttivo, ad esempio migliorando il flusso di lavoro fotografico che avete al momento.

Se non avete ancora un sito web con noi o volete vedere come sono le altre soluzioni  aziendali che offriamo ad Arcadina, vi invitiamo a provare i nostri servizi gratuitamente per 14 giorni.

 

Oggi vogliamo condividere con voi la testimonianza di Enrique Medrano di Tonos Fotógrafos, un fantastico fotografo e amico che sa bene cosa significa avere un flusso di lavoro corretto nelle sue varie attività fotografiche.

>> Video: Enrique Medrano di Tonos Fotógrafos ci racconta come il suo sito web di Arcadina ha aumentato le vendite

E per concludere questo articolo che pensiamo dobbiate leggere con attenzione prima della fine dell’anno, vorremmo farvi una domanda: avete usato qualche tipo di flusso di lavoro fotografico finora? Ci piacerebbe leggere la vostra risposta nei commenti.

 

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