5 tips para organizar el trabajo de un fotógrafo de manera exitosa

Llegar a ser un buen fotógrafo es la base del éxito de cualquier negocio de fotografía, pero además de hacer muy buenas fotos es importante que sepas gestionar otro tipo de tareas que todo emprendedor debería de tener muy presentes cómo es organizar el trabajo de un fotógrafo. Este tipo de acciones serán la base para conseguir esa estabilidad que tanto anhelas para hacer de tu pasión una profesión totalmente rentable.

Para ayudarte a  alcanzar este objetivo, uno de los pasos que tienes que dar es saber organizar tu tiempo y aprender a realizar una serie de trabajos que nada tienen que ver con realizar una sesión de fotos y editarla. Y por eso en Arcadina hemos creado una guía con 5 consejos para organizar el trabajo de un fotógrafo que estamos seguros de que te va a resultar de gran ayuda.

¿A qué esperas para aprender a organizar el trabajo de un fotógrafo gracias a esta sencilla guía?

¿Por qué es importante saber cómo organizar el trabajo de un fotógrafo?

Cuando se tiene un ritmo de trabajo constante, el día a día se rellena muy rápidamente con las tareas propias de un fotógrafo, como pueden ser: realizar sesiones, editar reportajes, atender a los clientes, etc. Pero a la hora de organizar el trabajo de un fotógrafo es importante que se tengan en cuenta otra serie de cuestiones que serán las que realmente te ayudarán a despegar y consolidar tu carrera si todavía no has llegado a este punto y a mantener un flujo de clientes constante si ya tienes cierta trayectoria.

Estas otras acciones que tienes que realizar cada semana, suelen ser tareas que no sueles hacer normalmente que están más enfocadas al mundo del marketing y la gestión de negocios pero que son fundamentales para todo emprendedor que esté montando un negocio por su cuenta.

Además de saber qué tipo de acciones tomar, también es importante que saques tiempo para abordarlas y saber organizar tu tiempo será fundamental para que todos tus objetivos entren dentro de tu jornada laboral.

5 claves para estructurar correctamente el día a día de un fotógrafo profesional

Dejando a un lado el tiempo que inviertes en realizar las sesiones de fotos desde que entra el cliente por la puerta hasta que le entregas las imágenes ya editadas, como ya te hemos comentado, además de realizar este tipo de trabajos, si lo que quieres es crear o incluso mejorar tu negocio fotográfico, es importante que añadas a tu día a día una serie de acciones que nada tienen que ver con la fotografía pero que te ayudarán a apuntalar tu negocio.

El problema que siempre suele surgir es que para abordar este tipo de tareas, se requiere de tiempo y sabemos muy bien que los fotógrafos si algo no tienen es tiempo para ponerse a hacer cursos de marketing o elaborar estrategias de negocio ¿o sí?

Para ayudarte a sacar tiempo de donde no lo hay y añadir a tus tareas diarias una serie de acciones que te permitirán vivir de lo que realmente te gusta, en Arcadina hemos elaborado una pequeña guía con 5 sencillas acciones que te ayudarán a cumplir este tipo de objetivos.

1# Avanza en tu negocio de fotografía creando metas y cumpliendo objetivos

No existe una sensación peor que la de levantarse un lunes por la mañana y no saber lo que te va a deparar el día a nivel laboral. Por eso, uno de los primeros hábitos que debes de adquirir para aprender a organizar el trabajo de un fotógrafo tiene que ser el de programar tu trabajo semanal con cierta antelación, y para ello lo ideal es que trabajes por metas u objetivos.

Pero para que esa planificación sea productiva, lo ideal es que al comienzo de un nuevo año, pares un momento tu rutina laboral y pienses qué es lo que quieres conseguir a lo largo de los siguientes 12 meses de trabajo que te esperan por delante. Acostúmbrate a fijarte metas muy reales y alcanzables a la vez aunque siempre algo retadoras, como por ejemplo: incrementar mi facturación un 20% o conseguir una media de 3 clientes más al trimestre.

La mejor manera de ir cumpliendo esos objetivos anuales poco a poco, es desgranando todas esas metas en pequeñas tareas o hitos que deberás incluir en tu calendario de trabajo. Al finalizar cada mes o de cada trimestre, deberás hacer un pequeño balance de tu negocio de fotografía y ver si estás cumpliendo los objetivos globales que te hayas fijado para ese año.

Para hacer el trabajo aún más llevadero, es importante que vuelvas a dividir esas metas mensuales o trimestrales en trabajos más sencillos que podrás ir repartiendo a lo largo de las diferentes semanas de trabajo.

Para que veas esta idea de trabajo más clara vamos a ponerte un ejemplo.

Caso práctico de creación de una meta para tu negocio de fotografía

Supongamos que uno de tus objetivos para este año es incrementar la visibilidad de tus cursos de fotografía para principiantes y para ello has decidido crear un canal de YouTube donde vas a mostrar tus trabajos y algunos trucos para tus posibles alumnos.

Tu meta anual será: incrementar tu visibilidad un 20% con respecto al año anterior. Si te tienes que enfrentar a este reto no sabrás por dónde empezar ni qué acciones hacer, por eso es importante que te acostumbres a, por un lado, desgranar cada una de tus ideas y por otro, repartir las tareas en meses o semanas.

• Paso 1: crear un canal de YouTube. Mes de enero.
• Paso 2: crear contenido para el canal. Meses de febrero, marzo y abril.
• Paso 3: dar a conocer el canal. Mes de mayo.

Esta podría ser una primera planificación de tu gran meta, después, en cada mes de trabajo te tocará desgranar cada tarea con algo más de detalle, por ejemplo, para el paso 2:

• Crear un listado de posibles ideas para crear un vídeo en YouTube.
• Escribir un guion.
• Grabar en vídeo.
• Editar el vídeo.
• Subirlo a YouTube.

Programa el trabajo de tu próxima semana con antelación

Una vez que tengas tus metas anuales y, por lo menos, trimestrales bien definidas, lo ideal es que una vez a la semana (por ejemplo, un viernes por la tarde) planifiques todo el volumen de trabajo que vayas a tener en los próximos días laborales. En esta planificación tienes que tener en cuenta:

• Organiza tu agenda y apunta el tiempo que te van a ocupar las sesiones de fotos de cada semana. De esta forma no se te pasará ninguna cita ni se te solaparán varios reportajes fotográficos. Si utilizas el servicio de Calendario de Reservas de Arcadina este paso te lo puedes evitar o reducir considerablemente puesto que todas las citas que se realicen a través de tu web aparecerán directamente en tu calendario de uso habitual.

• Reserva siempre huecos en tu agenda para los trabajos de edición. En función del número de reportajes que tengas cada semana podrás ir modificando y adaptando estas horas en tu calendario.

• Incluye las metas que has planificado para mejorar tu negocio de fotografía a través de pequeñas acciones semanales, de esta forma te resultará más sencillo de llevarlas a cabo.

• Las semanas que tengas menos volumen de trabajo aprovecha para mejorar algunos aspectos de tu negocio digital. Puedes renovar las fotos de tu portfolio, subir un artículo al blog o darle un aire nuevo a la estética de tu web.

• Deja siempre huecos libres para posibles imprevistos. Enfermedades, retrasos con alguna sesión o incluso la llegada de nuevos clientes que aparezcan de improviso.

• Etc.

Revisa cada semana si has cumplido con tus objetivos

Para llevar un mayor control de tus avances, puedes ayudarte de alguna de las herramientas que vas a poder encontrar en Internet de manera gratuita, como por ejemplo: Trello, Toggl, asana, etc. o una simple hoja de Excel en la que vayas apuntando todas las tareas que vas a realizar cada mes. A medida que vayas avanzando en tus trabajos semanales, vayas marcando las tareas que ya están finalizadas. De esta forma vas a poder comprobar de una manera muy rápida si estás cumpliendo la planificación de tus objetivos y cuánto te queda para llegar a ellos.

Al principio, puede que pienses que este tipo de tareas son una pérdida de tiempo y que tú te apañas muy bien como hasta ahora, apuntado todas las tareas en tus post-it amarillos. Pero cuando logres que esta actividad se convierta en un hábito semanal y compruebes por ti mismo cómo optimizas tu tiempo, estamos seguros de que no podrás prescindir de este hábito tan productivo. Porque comenzar cada semana con una idea clara de todo el trabajo que tienes por delante, te dará mucha más tranquilidad y hará que valores cada pequeño logro que consigas.

La idea de esta metodología de trabajo es que te fijes pequeños objetivos diarios y compruebes jornada a jornada (o por lo menos una vez por semana) que los vas cumpliendo. De esta forma terminarás el día con la sensación de haber hecho mucho por tu negocio de fotografía digital.

2# Aprende a automatizar procesos en tu negocio fotográfico

Dentro de tu trabajo como fotógrafo, sabes que hay ciertas tareas que debes realizar cada cierto tiempo y que nada tienen que ver con tu pasión por la fotografía. Algunos de estos cometidos pueden ser:

• Vigilar las cuentas de tu negocio de fotografía, como por ejemplo: creando facturas, enviándolas a los clientes y al gestor, haciendo el cierre de cada trimestre, etc.
• Mejorar tu estrategia de marketing buscando clientes, realizando publicidad por Internet, creando contenidos en tu blog de fotografía, etc.
• Buscar nueva vías de negocio para aumentar tu facturación y afianzar tus cuentas.
• Atender a los clientes y proveedores a través del email y teléfono, enviar presupuestos, etc.
• Etc.

Para ahorrarte tiempo sobre todo cuando tu negocio de fotografía comienza a rodar, muchas de estas tareas las vas a poder delegar y con otras vas a tener la oportunidad de automatizarlas. La idea es que estos trabajos que nada tienen que ver con tu vocación de fotógrafo te ocupen el menor tiempo posible en tu día a día.

Para ayudarte en este proceso, a continuación te vamos a dejar algunas ideas para que estos trabajos los puedas realizar de manera más ágil y rápida:

Ideas de tareas que puedes automatizar en tu día a día como fotógrafo profesional

• Automatiza los emails que envías a tus clientes y a los que todavía no lo son y buscan más información. También puedes preparar una lista de respuestas habituales para no tener que estar escribiendo siempre lo mismo.

• Crea plantillas de tus presupuestos y contratos para que solo tengas que modificar los datos de cada cliente.

• Plantéate crear una lista de suscriptores (por email, SMS o WhatsApp) para enviar de manera masiva ofertas, noticias o anunciar nuevos servicios a las personas que estén interesadas en tus servicios.

• Incluye toda la información posible de tus sesiones en tu página web de fotografía para minimizar el tiempo que pasas contestando emails o llamadas respondiendo a las mismas preguntas.

• Programa tus publicaciones en Redes Sociales para no estar pendiente cada día de Facebook, Instagram o Twitter.

• Incluye en tu web un sistema de venta automática de tus fotografías, de esta forma mientras dedica el tiempo a otros asuntos, vas a poder seguir vendiendo fotografías a través de tu web.

• Etc.

Prepara toda la información de tus sesiones de fotos, dosieres y preguntas frecuentes

A la hora de lanzar una sesión de fotos nueva, es importante que definas una serie de aspectos, como por ejemplo: ¿cuánto tiempo va a durar el reportaje?, ¿va a ser una sesión temporal o permanente?, ¿qué se va a incluir el día de la sesión, más de un cliente, varios cambios de vestuario, etc.?, ¿será una sesión en el estudio o en exteriores?, ¿qué productos vas a incluir a tus clientes. Fotos digitales, alguna ampliación, etc.?, ¿cómo les vas a ofrecer estos productos. Vas a tener alguna plataforma digital o van a tener que acudir a tu estudio?, etc.

Como ves son muchas las respuestas que vas a tener que definir a la hora de lanzar un nuevo reportaje al mercado y lo ideal es que toda esta información, una vez que la tengas planificada, también quede bien clara en tu web para que los posibles clientes tengan toda la información en su poder para decidir si les interesa contratarte o no.

Además de incluir en tu página web una sección a la vista de todos con toda esta información, también vas a poder crear una página “oculta” o landing page tipo dosier para compartir la URL con las personas que tú quieras. Y gracias al servicio de WhatsApp Business que puedes incluir en tu web de Arcadina, vas a poder enviar a cualquier usuario que quiera realizarte una consulta a través del WhatsApp de tu site, toda esta información de manera privada.

Convierte tu web en una tienda para venta de fotos

Tanto si tu idea principal de negocio es vender fotografías a cualquier tipo de clientes, porque realizas sesiones de naturaleza, paisaje o deportivas como si tu servicio principal es la fotografía social pero siempre te gusta realizar una serie de fotos de stock o de tus últimas vacaciones, tener la opción de vender tus imágenes a través de las galerías públicas de venta a cualquier persona del mundo que tenga acceso a Internet mientras que tú estás realizando otras tareas es una gran oportunidad de negocio.

Y si lo tuyo es la fotografía social o de estudio y no realizas fotos para que otros usuarios que no son tus clientes las compren, tener la opción de ofrecer a tus clientes la posibilidad de comprar, seleccionar, descargar y realizar pedidos directamente desde sus casas es una opción muy interesante para los tiempo que corren hoy en día donde la gran mayoría de las transacciones se hacen a través de la red. Las galerías privadas te van a dar la opción, no solo de ofrecer a tus clientes un servicio mucho más actual, sino que tú vas a tener la posibilidad de automatizar una serie de procesos que te liberarán la agenda de una manera sorprendente.

3# Optimiza tus horas de trabajo diario al máximo y evita distracciones

Aunque te parezca increíble, al día puedes llegar a malgastar mucho tiempo realizando tareas que pueden ser secundarias o que no están relacionadas directamente con tu negocio de fotografía. Porque ¿cuántas veces te has metido en las Redes Sociales por un asunto de trabajo y has acabado mirando vídeos que nada tenían que ver con la tarea que te habías fijado? Este es solo un ejemplo de los temidos “ladrones de tiempo”, esas distracciones tanto relacionadas con tu trabajo como externas que hacen que seas menos productivo.

Vamos a ponerte algunos ejemplos:

Recomendaciones para ser más productivo en tu trabajo diario de fotógrafo

• Leer emails que no son importantes, distraerte con las Redes Sociales o con el móvil son pequeños hábitos que hemos adquirido de manera automática y que nos están haciendo ser menos productivos en nuestra jornada laboral.

• Al igual que haces cuando estás en una sesión de fotos, evita distracciones con el móvil cuando realizas otro tipo de tareas, como por ejemplo, editar las fotos o mejorar los contenidos de tu página web de fotografía. Para ello, es tan sencillo como deshabilitar las notificaciones de las Redes Sociales o del email en tu móvil.

• ¿Sabes si tu página web de fotografía está recibiendo muchas visitas? Hoy en día hay programas que te analizan cada paso que da un usuario en tu web. Estas consultas también las puedes automatizar para utilizar el tiempo justo en analizar estos datos.

• ¿Sabías que existen formas de evitar que te lleguen a tu bandeja de entrada emails publicitarios? Además de no molestarte y ocuparte espacio te ayudarán a no distraerte.

• Tener la información de cada cliente bien ordenada te ahorrará mucho tiempo de trabajo. Puedes crear carpetas en tu email y en tu PC para organizar la información de cada cliente y los emails que te envía. Ni te imaginas la cantidad de tiempo que te ahorrarás buscando sus correos.

• Un truco que también te puede funcionar es planificar pequeños espacios de tiempo (por ejemplo a última hora del día) para leer los emails o echarle un vistazo a tus Redes Sociales y reservar las primeras horas del día a los trabajos más importantes o que requieren más concentración (como editar las fotos, buscar clientes o mejorar los contenidos de tu página web de fotografía).

• Etc.

El descanso es muy importante a la hora de rendir más en tus tareas no relacionadas con la fotografía

Sabemos de sobra que todas las tareas de marketing, gestión de negocio, contabilidad, etc., que, en definitiva, no estén directamente relacionadas con hacer fotos te aburren y siempre que puedes las dejas para otro momento. Como ya te hemos comentado, crearte un calendario de tareas diarias te ayudará a afrontar estos retos con mucho más ánimo, pero como todo en esta vida, también te animamos a tomarte las cosas con calma.

Nuestra recomendación es que, cuando comiences con una tarea, por muy tediosa que pueda parecer, procura terminarla al completo antes de pasar a otra cosa. Si la dejas sin terminar y te pones con otros asuntos para más adelante volver a retomarla, el tiempo total que necesitarás para completar esta meta será mucho mayor.

Para no perder el foco, una opción es realizar pequeños descansos cada cierto tiempo, sobre todo, si te cuesta abordar una tarea, como puede ser la redacción de un artículo. Para estos casos puedes utilizar la técnica Pomodoro que consiste en realizar pequeños trabajos de 25 minutos de duración con 5 minutos de descanso entre uno y otro. De esta forma conseguirás avanzar poco a poco en tus tareas más tediosas sin tener la sensación de haber estado toda la mañana sentado en la silla del estudio de fotografía.

Aprende a priorizar tus tareas

A la hora de planificar un día de trabajo, es importante que sepas cómo priorizar las diferentes tareas que vas a tener que abordar ese día. Para ello tienes que valorar qué acciones son las que, si las haces, te harán estar un paso más cerca de una meta importante, por ejemplo: conseguir 3 clientes más al trimestre, o por el contrario un cliente te envía un email consultándote una duda. Esta tarea también es importante, los clientes tienen que estar al 100% satisfechos con tu trabajo, pero tampoco se va a acabar el mundo por contestar ese correo electrónico cuando termines la tarea que estás realizando en este mismo momento.

4# La formación siempre tiene que estar dentro de tus objetivos

Además de la formación como fotógrafo que nunca te debe faltar a lo largo de todos tus años de carrera profesional, es importante que también tengas en cuenta a la hora de elegir algún curso o formación una serie de aspectos menos artísticos y creativos como pueden ser: técnicas de marketing, captación de clientes, gestión de negocios, SEO, Redes sociales, creación de páginas web, etc. Lo cierto es que la lista puede ser muy larga, pero por lo menos una de estas temáticas al cabo del año deberías de tocarla más en profundidad para no quedarte atrás y conseguir la estabilidad que necesitas con tu negocio de fotografía digital.

Hoy en día hay cientos de formaciones tanto presenciales como en formato online casi de cualquier tipo de tema en el que estés interesado y si investigas un poco no te costará encontrar formaciones de calidad enfocadas a mejorar los negocios de personas que están emprendiendo en solitario.

Dentro de lo que es la creación de una página web específica para fotógrafos con opción de incluir un negocio digital con múltiples funcionalidades, hace un tiempo en Arcadina lanzamos una formación muy interesante. A continuación vamos a compartir contigo un artículo donde te lo explicamos con más detalle.

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5# Consigue una buena visibilidad de tu trabajo como fotógrafo

Y para terminar con esta pequeña guía para organizar el trabajo de un fotógrafo vamos con el tema de la visibilidad de tu negocio. Porque por muy buenas fotos que saques o muy contentos que queden tus clientes, si no consigues tener una buena visibilidad de tu trabajo, de nada servirá todo el esfuerzo realizado.

Por eso es importante que dentro de tu calendario de tareas siempre reserves un hueco para planificar acciones que te permitan darte a conocer, ya sea siendo activo en tus redes sociales, creando anuncios publicitarios, artículos de interés para tus clientes o actualizando el contenido de tu página web de fotografía.

A continuación vamos a compartir contigo una serie de canales y acciones que te pueden ayudar a ser vas visible en Internet:

• Ten tu web siempre actualizada tanto en el contenido que tengas publicado como en las imágenes de tus galerías.
• Crea un canal de YouTube para compartir contenido de valor con tus seguidores.
• Procura estar activo en tus Redes sociales y utilízalas para crear exposiciones online.
• Crea artículos que sean de interés para tus clientes y que te ayuden a conseguir algo más de visibilidad en Internet.
• Ayúdate de los anuncios en Internet y en redes para darle un impulso a tu visibilidad.
• Investiga en qué medios se encuentran tus clientes y date a conocer en ellos.
• Etc.

Aprender a organizar el trabajo de un fotógrafo será la clave del éxito de tu negocio de fotografía digital

Como ves, trabajar como fotógrafo no es solo tomar fotografías. Se podría decir que esa es la cara bonita de esta profesión. Pero, como ya sabrás, si lo que quieres es dedicarte de manera profesional a esta vocación, debes de dedicarle tiempo a otro tipo de tareas menos agradables pero muy importantes y aprender a organizar el trabajo de un fotógrafo es el primer paso para llegar a esa ansiada estabilidad.

Porque si sabes cómo optimizar tu tiempo y aprendes a delegar y automatizar ciertas tareas, conseguirás mejorar tu negocio de fotografía dedicándole menos tiempo a esos trabajos que tanta pereza te da realizar.

• Planifica tu trabajo cada semana y olvídate de apuntar los reportajes que te van reservando en un papel. Como idea puedes utilizar la aplicación de Google Calendar que te permitirá consultar tus tareas y citas desde cualquier dispositivo móvil, PC o Tablet y conectarlo con tus reservas de Booking.

• Automatiza las tareas que se repiten una y otra vez, como por ejemplo, enviar emails, la información de tus reportajes, la creación de presupuestos, crear publicaciones en Redes Sociales o artículos en tu blog de fotografía. Y si ves que aun así necesitas más tiempo para tus sesiones, delega este tipo de trabajos.

• Evita las distracciones durante las horas más productivas del día y sigue el horario que te has marcado para cada semana.

• Dedica cierto tiempo a ver fotos de otros compañeros ya sean de tu especialidad o de otras. Esto te ayudará a ser más creativo y a coger ideas de aquí y de allá.

• Practica nuevas técnicas de edición con Photoshop y no te olvides de la IA.

• Nunca dejes de buscar clientes, son la base de tu éxito.

• Separa el tiempo y procura dejar siempre tiempo para el ocio.

En Arcadina estamos siempre para ayudarte y además de ofrecerte consejos sobre cómo llevar a buen puerto tu negocio de fotografía digital, también podemos ayudarte a crearlo. ¿Te gustaría probar nuestras soluciones de negocio gratis? Tienes 14 días para ver cómo son por dentro.

Hoy vamos a compartir contigo el testimonio de Víctor de Pepe Fotógrafos.

>> ¿Cómo consigue el éxito un fotógrafo de bodas? Víctor de Pepe Fotógrafos nos lo cuenta

Y para finalizar este artículo nos gustaría saber ¿qué acciones realizas tú para organizar tus trabajos diarios? Nos encantará leerte en los comentarios.

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