Come ottenere più prenotazioni per i vostri rapporti neonatali? Strategie che funzionano

Riuscire a guadagnarsi da vivere con la rapporti neonatali non è un compito facile. Soprattutto all’inizio del percorso, ci possono essere diversi ostacoli da superare. Nella fase iniziale, la maggior parte dei rapporti neonatali tende a concentrarsi sugli aspetti più tecnici: come posizionare il bambino in modo sicuro, padroneggiare le transizioni tra le pose, creare ambientazioni originali, raccogliere gli oggetti di scena giusti o perfezionare l’editing artistico. Tuttavia, quando l’attività inizia a consolidarsi, emergono nuove preoccupazioni. Non si tratta più solo di fare belle foto, ma di gestire efficacemente un’attività redditizia e sostenibile. Ed è proprio la gestione, la parte meno visibile ma più decisiva, a fare la differenza tra rimanere a galla o ottenere un grande profitto.

Se volete scoprire quali sono le principali sfide che un fotografo neonato deve affrontare e, soprattutto, come superarle per aumentare le prenotazioni e far crescere la vostra attività, continuate a leggere questo articolo fino alla fine.

 

Nei reportage neonati, le sfide più importanti non si presentano durante le riprese, ma nella gestione e nella strategia dell’azienda.

Errori comuni che impediscono di vendere un maggior numero di rapporti neonatali

 

La realizzazione di servizi rapporti neonatali richiede una preparazione molto maggiore di quella che a volte viene percepita dall’esterno. Prima di iniziare a scattare, è essenziale garantire un posizionamento sicuro del bambino, sfruttare al meglio ogni sessione con scenari diversi e creare un ambiente caldo e confortevole sia per il neonato che per i genitori, che trascorreranno diverse ore in studio. Se volete saperne di più su questi aspetti tecnici e creativi, vi consigliamo questo articolo del nostro blog:

>> Suggerimenti chiave per catturare le foto neonatali più tenere e toccanti

Con la giusta formazione e l’esperienza acquisita nel tempo, molti fotografi sono in grado di allestire uno studio perfettamente attrezzato per questo tipo di sessioni. Gradualmente, il volume di lavoro inizia a crescere, mentre la loro reputazione e visibilità aumentano. È a questo punto della crescita che si presentano nuove sfide, meno visibili ma altrettanto importanti: quelle legate alla gestione dell’attività. Questi ostacoli spesso sfuggono al controllo di molti fotografi, poiché non hanno a che fare con la macchina fotografica, l’editing o la creatività, ma con aspetti quali l’organizzazione, l’acquisizione di clienti o l’ottimizzazione del tempo. La gestione aziendale è spesso una delle parti più noiose e complesse della vita quotidiana di un fotografo neonato.

Ecco 4 dei principali ostacoli che i fotografi neonati devono affrontare. Nessuno di essi è legato alla pianificazione o all’esecuzione di una sessione, ma tutti possono rallentare la vostra crescita se non li affrontate in tempo. Ma prima vogliamo che vi ispiriate ad alcuni dei professionisti che già si affidano ad Arcadina per dare vita alle loro attività.

>> Lasciatevi ispirare dal lavoro di 12 fotografi newborn che scelgono Arcadina

1# Passo troppo tempo a gestire le prenotazioni dei neonati

Come abbiamo già detto, un fotografo specializzato in neonati deve avere lo studio perfettamente preparato prima dell’arrivo di ogni famiglia. Ciò comporta un’attenta pianificazione e organizzazione di diversi aspetti chiave, come ad esempio i seguenti:

• Preparate diversi scenari personalizzati.
• Preparare tutti gli oggetti di scena e il materiale da utilizzare durante la sessione.
• Allestite lo studio in modo che il bambino si senta sempre a suo agio e al sicuro.
• Prevedere uno spazio per i genitori, dove possano rilassarsi, bere qualcosa o prendersi cura del proprio bambino durante le pause.

E questo è solo l’inizio.

Oltre a tutto questo, ci sono altri compiti quotidiani che richiedono tempo e dedizione: la post-produzione delle sessioni, la preparazione dei rapporti sulla gravidanza o sui bambini, i compiti amministrativi, la ricerca di nuovi oggetti di scena, l’organizzazione del calendario… L’elenco è lungo.

Con così tante responsabilità, è facile capire perché molti fotografi trovino difficile rispondere alle chiamate, alle e-mail o gestire manualmente le prenotazioni. Inoltre, poiché le sessioni neonatali vengono spesso prenotate con mesi di anticipo, molte di queste richieste non sono nemmeno per fissare un appuntamento, ma semplicemente per chiedere informazioni. Pertanto, se volete avere più tempo per preparare le vostre sessioni con calma, editare con qualità o anche riposare senza perdere opportunità, è essenziale che iniziate ad automatizzare alcuni processi di gestione della vostra attività. Questo vi permetterà di essere più efficienti, di offrire un servizio migliore ai clienti e di concentrarvi su ciò che conta davvero: creare ricordi indimenticabili per ogni famiglia.

2# Non ho un controllo efficiente dei pagamenti delle mie sessioni

Un altro problema che incide direttamente sulla mancanza di tempo è la gestione dei pagamenti per i servizi fotografici neonatali. Nella maggior parte dei casi, i fotografi sono soliti dividere l’importo totale in due o tre parti: una prenotazione iniziale e uno o più pagamenti successivi. Questo rende necessario tenere sotto controllo ogni cliente per assicurarsi che tutti gli importi vengano pagati correttamente e in tempo.

Nel caso della fotografia neonatale, questo processo è ancora più complicato. Questa lunga prenotazione, che di solito viene effettuata durante la gravidanza, con settimane o addirittura mesi di anticipo rispetto alla data della sessione intervallare, può portare a dimenticanze, confusione o disguidi se non si dispone di un sistema ben organizzato.

Se non si dispone di un processo strutturato per la registrazione e la tracciabilità dei pagamenti, si corrono due rischi principali:

• Un cliente dimentica di effettuare un pagamento e voi vi ritrovate con un insoluto senza accorgervene.
• Che voi stessi passate molto tempo a controllare la vecchia posta, le ricevute o gli scontrini per scoprire quali pagamenti sono già stati effettuati.

Una gestione inefficiente degli incassi può influire direttamente sul flusso di cassa e creare stress inutile. Automatizzare il processo di pagamento, utilizzare strumenti che consentano di inviare promemoria e mantenere uno storico chiaro per cliente non solo migliora la vostra organizzazione, ma trasmette anche un’immagine più professionale alle famiglie che si affidano a voi.

3# Prenotare con così tante settimane di anticipo rende il mio programma caotico

Un’altra conseguenza della prenotazione di sessioni neonatali con così largo anticipo è la necessità di tenere sotto controllo il calendario delle prenotazioni, cosa che non sempre viene fatta correttamente. Per evitare sovrapposizioni e mantenere un’organizzazione efficiente, è necessario essere molto attenti e ordinati, gestendo con precisione i servizi neonatali con almeno tre mesi di anticipo.

La complessità aumenta se, oltre ai servizi fotografici per neonati, offrite anche altri tipi di servizi, come quelli per la gravidanza, per il follow-up del bebè, per i bambini o per le famiglie, ecc. E poiché i servizi neonatali tendono a essere più lunghi di altri servizi fotografici, questo può significare spendere molto tempo ogni volta che una mamma vi contatta per prenotare.

Senza un sistema efficiente di gestione del calendario, è facile perdere tempo prezioso nella ricerca di slot disponibili, il che può causare stress e influire sul servizio clienti. La soluzione è implementare un sistema che automatizzi il più possibile questi processi: strumenti di gestione del calendario, prenotazione online con disponibilità in tempo reale, avvisi e promemoria automatici, che vi consentano di ottimizzare il vostro tempo ed evitare errori.

In questo modo, potrete concentrarvi su ciò che conta davvero: preparare e realizzare sessioni di qualità, senza che l’organizzazione diventi un ostacolo alla vostra crescita professionale.

4# Poiché le sessioni vengono prenotate con largo anticipo, le famiglie dimenticano le condizioni concordate

Come sempre, le famiglie che prenotano le foto neonatali lo fanno spesso durante la gravidanza. In alcuni casi, possono passare solo poche settimane prima che tornino in studio per questa sessione, ma in altri casi possono passare uno o due mesi o anche di più.

Durante questo periodo, le famiglie attraversano un periodo ricco di eventi importanti e cambiamenti emotivi, il che significa che, in molti casi, non ricordano le condizioni esatte concordate per il reportage. Ciò può includere dettagli come la durata della sessione, i prezzi, i tempi di consegna, il numero di foto concordate o le politiche di cancellazione e pagamento.

Questa mancanza di richiamo crea confusione e ritarda la comunicazione, il che può influire sull’esperienza del cliente e anche sulla gestione dell’azienda. È quindi essenziale disporre di un sistema chiaro e accessibile che consenta ai clienti di consultare facilmente tutte le informazioni pertinenti in qualsiasi momento, evitando così malintesi o frustrazioni.

Inoltre, è fondamentale disporre di uno strumento efficace che vi permetta di proteggere il vostro lavoro e di mantenere un chiaro controllo sulle condizioni concordate, evitando così possibili incomprensioni o situazioni di disagio con il cliente. In questo modo, potrete garantire una comunicazione fluida e professionale, salvaguardando sia la soddisfazione delle famiglie che la stabilità della vostra attività.

Noi di Arcadina vi forniamo gli strumenti necessari per rendere redditizi i vostri reportage neonatali

 

 demobangkok.arcadina.com

Se volete consolidare il vostro lavoro, risparmiare tempo nella gestione dei clienti, tenere sotto controllo le vostre sessioni e organizzare i pagamenti effettuati e in attesa, Arcadina ha molto da offrirvi.

Oltre a fornirvi soluzioni aziendali complete e specifiche per i fotografi che vogliono costruire un’attività professionale online, con strumenti come sito web, blog, gallerie private, negozio online o servizio WhatsApp, vi aiutiamo anche a ottimizzare i processi interni della vostra azienda, essenziali per massimizzare la redditività dei vostri reportage neonatali.

Uno degli strumenti chiave per raggiungere questo obiettivo è il nostro servizio di prenotazione, con il quale potete automatizzare le prenotazioni, gestire l’agenda, tenere traccia dei pagamenti e risolvere molti di quei problemi che, anche se non direttamente legati al servizio fotografico, hanno un grande impatto sulla redditività e sull’organizzazione della vostra attività. Se ancora non conoscete questo strumento, nel seguente articolo vi raccontiamo tutto ciò che può fare per voi.

>> Volete avere un calendario delle prenotazioni sul vostro sito web? Il piano di prenotazione Arcadina è qui!

Un altro dei servizi che possono aiutarvi a semplificare il vostro lavoro quotidiano e, soprattutto, a renderlo più sicuro, sono i contratti. Grazie a questa opzione che troverete all’interno dei piani Manager, potrete creare i contratti dal pannello e inviarli facilmente ai vostri clienti affinché li firmino digitalmente. Inoltre, questo servizio vi permetterà di avere tutte le informazioni di interesse per i vostri clienti nello stesso spazio. Il vostro pannello di gestione. Scoprite di più su questo servizio innovativo nel seguente post del nostro blog.

>> Ora potete creare e inviare contratti ai vostri clienti da Arcadina!

 

Prenotazione: il vostro migliore alleato per ottenere il massimo dalle vostre sessioni neonatali

 

Il calendario di prenotazione di Arcadina è stato progettato per semplificarvi la vita, soprattutto nella gestione dei clienti che prenotano le sessioni neonatali. Grazie a questo strumento, potrete offrire ai vostri clienti la possibilità di prenotare un servizio fotografico direttamente dal vostro sito web, scegliere il giorno e l’ora ed effettuare il pagamento in modo rapido e sicuro. Inoltre, avrete un maggiore controllo sul calendario delle prenotazioni, una migliore organizzazione dei pagamenti effettuati e di quelli in sospeso, e tutto questo senza dover essere al telefono o via e-mail.

Con il servizio Booking, queste sono solo alcune delle cose che potete fare:

• Creare campagne specifiche per ogni tipo di sessione: neonato, gravidanza, bambino, famiglia, ecc.
• Offrite diversi tipi di sessioni o pacchetti all’interno di ogni campagna.
• Permettete ai vostri clienti di prenotare in tempo reale, selezionando data e ora e pagando direttamente online.
• Gestire ogni prenotazione individualmente: aggiungere commenti, controllare i pagamenti, inviare promemoria, ecc.
• Accesso a un calendario automatico con tutte le sessioni organizzate, sincronizzabile con la vostra agenda abituale.
• E molte altre funzioni per aiutarvi ad automatizzare le attività e a concentrarvi su ciò che amate di più: la fotografia.

E questi sono solo alcuni dei vantaggi offerti dal servizio Booking, pensato per permettervi di delegare gran parte della gestione quotidiana della vostra attività e di concentrare i vostri sforzi sulla crescita del vostro studio.

Di seguito, condivideremo con voi un esempio pratico di come potete iniziare a proporre di prenotare i vostri servizi fotografici per neonati sul vostro sito web di fotografia.

Lanciate la vostra campagna neonatale e mettetevi in contatto con più famiglie

Quando si tratta di mostrare i diversi tipi di servizi fotografici che offrite, il servizio di prenotazione vi permette di creare campagne specifiche per ognuno di essi. Questo vi aiuterà a organizzare meglio la vostra offerta e a guidare i clienti nel processo di prenotazione. In questo modo, quando un visitatore accede alla sezione “Prenota” del vostro sito web, può facilmente visualizzare tutte le sessioni disponibili e scegliere quella più adatta alle sue esigenze. Ad esempio: sessione maternità, neonato, follow-up del primo anno, smash cake, sessioni di famiglia, ecc.

Ogni campagna può includere diversi tipi di pacchetti, orari disponibili e opzioni di personalizzazione, rendendo il sistema di prenotazione un’esperienza chiara, intuitiva e completamente professionale.

Offrite pacchetti diversi all’interno della vostra campagna neonatale per soddisfare ogni famiglia

Così come nel dossier neonatale offrite diversi pacchetti in modo che le famiglie possano scegliere quello più adatto alle loro esigenze, sul vostro sito web potete strutturare la stessa offerta in modo chiaro e attraente. All’interno della campagna newborn di Booking potrete creare tutti i tipi di sessioni che desiderate offrire per questo tipo di rapporto. Per ogni pacchetto o tipo di sessione, è possibile definire dettagli quali:

• Titolo del servizio.
• Descrizione dettagliata di ciò che è incluso in ogni confezione.
• Immagine rappresentativa per catturare l’attenzione.
• Date e orari disponibili per la prenotazione.
• Spese di prenotazione e prezzo totale della sessione.
• Eventuali sconti speciali.
• E altri elementi chiave che vi aiuteranno a personalizzare la vostra offerta.

Grazie a questa struttura, quando una famiglia accede alla sezione “Prenota” del vostro sito web e seleziona l’opzione servizio fotografico neonatale, potrà vedere chiaramente le diverse opzioni disponibili, scegliere quella più adatta a lei ed effettuare la prenotazione in pochi clic, senza bisogno di contatti preliminari. Questo migliorerà l’esperienza del cliente e farà risparmiare tempo prezioso nella gestione quotidiana.

Di seguito, condividiamo con voi un articolo della nostra guida in cui spieghiamo tutti i passaggi per creare le vostre campagne nel calendario delle prenotazioni.

>> Prenotazione. Campagne

Consentite ai vostri clienti di prenotare le sessioni neonatali comodamente dal vostro sito web

Come abbiamo accennato all’inizio di questo articolo, se lavorate nella fotografia neonatale saprete già che l’organizzazione di ogni sessione richiede un grande investimento di tempo: dalla preparazione dello studio e delle ambientazioni alla gestione dei dubbi e dei messaggi dei clienti, soprattutto di quelli che non hanno ancora deciso di prenotare. Questo tempo è molto prezioso e potreste impiegarlo in attività più produttive, come la redazione dei vostri reportage, l’assistenza ai clienti confermati o persino il vostro relax.

Con il servizio Booking, potete creare uno spazio sul vostro sito web dove le future mamme possono trovare tutte le informazioni chiave sulle vostre sessioni neonatali: una descrizione chiara, il prezzo, i dettagli del servizio e, naturalmente, la possibilità di scegliere data e ora direttamente dal sito web.

Una volta che hanno deciso, devono solo completare il processo di prenotazione in pochi e semplici passaggi, senza bisogno di telefonate o messaggi. I vostri clienti apprezzeranno la comodità e la velocità del processo, e voi noterete immediatamente quanto tempo risparmiate in termini di passaggi ripetitivi.

Gestire i pagamenti dei servizi fotografici in modo accurato e dettagliato

Una delle caratteristiche principali del servizio di prenotazione di Booking è che, per i clienti che pagano a rate, avrete a disposizione uno spazio nel vostro pannello di controllo dove potrete registrare ogni pagamento: data, importo e metodo di pagamento. In questo modo, sarete in grado di sapere in ogni momento quanto ogni cliente ha ancora da pagare.

In questo modo, da un’unica postazione avrete il controllo completo di tutte le vostre prenotazioni: saprete quali clienti hanno prenotato, gli importi pagati, gli importi in sospeso e tutte le informazioni rilevanti per ogni sessione neonatale prenotata online. Questo faciliterà notevolmente la gestione finanziaria e amministrativa della vostra attività.

>> Prenotazione. Gestione del pagamento di un ordine

Tenete aggiornato il vostro calendario delle prenotazioni in modo semplice e veloce grazie a Booking

Una delle sfide più grandi per un fotografo neonato è mantenere un controllo aggiornato e organizzato di tutte le prenotazioni delle sessioni. Nella scheda Prenotazioni di all’interno della vostra dashboard, troverete un calendario che mostra tutte le sessioni che sono state prenotate per voi direttamente dal vostro sito web. La cosa migliore di questo calendario è che non solo riflette le vostre prenotazioni online, ma vi permette anche di aggiungere i vostri appuntamenti, bloccare le date e sincronizzare tutte le informazioni con i calendari che già utilizzate, come Google Calendar, Apple Calendar, tra gli altri.

Grazie a Booking, potrete risparmiare tempo nella gestione della vostra agenda e dedicare più tempo a ciò che conta davvero: preparare le sessioni, progettare nuovi scenari e offrire servizi innovativi ai vostri clienti.

>> Prenotazione. Calendario

I contratti: lo strumento perfetto per proteggere il vostro lavoro

 

Grazie al servizio a contratto, oltre a risparmiare tempo prezioso per la gestione dei clienti, avrete anche l’opportunità di rafforzare la sicurezza del vostro lavoro. Poiché sappiamo che non tutti i clienti sono uguali, non sorprende che di tanto in tanto dobbiate avere a che fare con persone che non prestano attenzione alle spiegazioni che date loro quando ingaggiate un reportage, o che non leggono le informazioni che inviate loro. La cosa migliore da fare in questi casi, per evitare malintesi, è quella di specificare tutto nei dettagli in un contratto.

Per facilitarvi questo processo e per trasformare il vostro pannello di gestione in uno strumento dove consultare tutte le informazioni sui vostri clienti, dispone di un servizio di contratti. In questa sezione del vostro pannello potrete personalizzare i modelli di contratto già creati, modificare le informazioni che ritenete necessarie e inviarli ai vostri clienti via e-mail affinché possano leggerli e firmarli. Inoltre, potrete anche includere una firma digitale per rendere questa procedura ancora più veloce.

E la cosa migliore è che avete già collegato il servizio di prenotazione con i contratti, in modo da poter generare automaticamente i contratti per i clienti che effettuano una prenotazione. Tutte le informazioni sono riportate nel seguente post.

>> I contratti e le prenotazioni Arcadina sono ora collegati!

Assicurate il vostro lavoro di fotografi inviando contratti ai vostri clienti

Per evitare la confusione dell’ultimo minuto, è meglio mettere tutto per iscritto. In questo tipo di contratto è possibile includere informazioni di particolare interesse per i genitori e che vi eviteranno, ad esempio, modifiche dell’ultimo minuto:

• Data, ora e durata della sessione. Tenendo conto che queste sessioni si svolgono durante la prima settimana di vita del bambino, potete lasciare la data aperta, ma tenendo conto di questo aspetto.
• Guardaroba, trucco, ecc. Per il giorno del servizio fotografico. Informare i genitori su come devono recarsi in studio quel giorno, in modo che le foto di famiglia non si scontrino con il resto della sessione.
• Pacchetto contrattuale. Chiarite cosa è incluso in questa sessione, il numero di foto, i cambi di costume e gli oggetti di scena, l’album, ecc.
• Politica di cancellazione. Assicuratevi di essere protetti contro le cancellazioni dell’ultimo minuto.

Questo è solo un esempio delle informazioni che potete includere nei vostri contratti per le sessioni neonatali, ma può servire come punto di partenza per iniziare a dargli forma e creare il vostro modello personalizzato.

>> Contratti. Modelli

Automatizzate i vostri processi generando contratti con ogni prenotazione di Booking

Un altro dei vantaggi di questo servizio Contracts è la possibilità di generare automaticamente un nuovo documento ogni volta che un cliente prenota un determinato tipo di sessione. Questo piccolo gesto vi farà risparmiare molto tempo al computer e vi permetterà di mantenere le vostre informazioni più organizzate.

Grazie a questa interessante opzione, non dovrete più preoccuparvi di dover creare contratti ogni volta che ricevete una notifica di prenotazione per uno qualsiasi dei vostri rapporti neonatali.

>> Prenotazione. Tipi di sessioni

Aumentate le prenotazioni dei neonati con il Calendario prenotazioni neonatali e i Contratti di Arcadina

Se volete potenziare i vostri reportage neonatali, aumentare il numero di prenotazioni e guadagnare più tempo per voi stessi, il servizio Booking insieme al servizio Contratti di Arcadina è la soluzione perfetta. Come avete visto, molte delle sfide affrontate dai fotografi neonatali e legate alla gestione aziendale possono essere facilmente risolte con i servizi inclusi nel piano Manager.

Questa opzione vi aiuterà a ottimizzare il vostro tempo, a velocizzare il processo di contrattazione per i vostri clienti, a gestire tutti i pagamenti da un unico pannello, a risparmiare molto tempo di gestione e a proteggere il vostro lavoro da possibili malintesi. Inoltre, avrete un controllo dettagliato di tutte le sessioni in sospeso grazie a un calendario che potrete consultare e modificare in qualsiasi momento.

E per rendere la comunicazione ancora più semplice, qualsiasi modifica apportata a una prenotazione verrà notificata automaticamente ai vostri clienti via e-mail o WhatsApp (se avete stipulato un contratto per questo servizio), tenendoli sempre informati.

La cosa migliore è che ora potete usufruire di questi 2 servizi gratuitamente per 14 giorni, in modo da poter vedere con i vostri occhi tutte le opzioni che avete a disposizione. Iniziate a semplificare la gestione dei vostri rapporti neonatali oggi stesso!

 

 Prima di salutarvi, vi presenteremo alcuni fotografi che stanno già utilizzando Booking nella loro attività fotografica.

>> Storie di successo: 8 esempi di clienti che utilizzano il Booking Plan di Arcadina

Inoltre, nell’articolo di oggi abbiamo voluto condividere con voi un’intervista a Omar Huerta che parla del suo sito web, anch’esso parte fondamentale del business digitale.

>> “Il mio sito web mi aiuta a mostrare un’immagine professionale”, Omar Huerta

E per concludere questo articolo sulle migliori strategie per vendere servizi fotografici neonatali, poniamo una domanda: come fate a convincere i futuri genitori a prenotare più sessioni neonatali? Ci piacerebbe sentirvi nei commenti.

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In caso di domande, il nostro Servizio Clienti è sempre pronto ad aiutarvi 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana. Vi ascoltiamo.