¿Cómo conseguir más reservas para tus reportajes newborn? estrategias que funcionan

Vivir plenamente de los reportajes newborn no es tarea fácil. A lo largo del camino pueden aparecer varios obstáculos que es necesario sortear, especialmente al comenzar. En esa etapa inicial, la mayoría de fotógrafos de recién nacidos suelen centrarse en los aspectos más técnicos: cómo posicionar al bebé de forma segura, dominar las transiciones entre poses, crear escenarios originales, reunir el atrezo adecuado, o perfeccionar la edición artística. Sin embargo, a medida que el negocio empieza a consolidarse, surgen nuevas preocupaciones. Ya no se trata solo de tomar buenas fotos, sino de gestionar con eficacia un negocio rentable y sostenible. Y es precisamente esa gestión, la parte menos visible pero más decisiva, la que marcará la diferencia entre mantenerse a flote o alcanzar grandes beneficios.

Si quieres descubrir cuáles son los principales desafíos a los que se enfrenta un fotógrafo que realiza reportajes newborn y, sobre todo, cómo superarlos para aumentar tus reservas y hacer crecer tu negocio, sigue leyendo este artículo hasta el final.

 

En los reportajes newborn, los retos más importantes no aparecen durante la sesión, sino en la gestión y estrategia del negocio.

Errores comunes que te impiden vender más reportajes newborn

 

Ofrecer reportajes newborn requiere mucha más preparación de la que a veces se percibe desde fuera. Antes de comenzar a disparar, es fundamental asegurar una colocación segura del bebé, aprovechar al máximo cada sesión con diferentes escenarios, y crear un ambiente cálido y cómodo tanto para el recién nacido como para sus padres, quienes pasarán varias horas en el estudio. Si quieres profundizar en estos aspectos técnicos y creativos, te recomendamos este artículo de nuestro blog:

>> Consejos clave para capturar las fotos newborn más tiernas y emotivas

Una vez adquirida la formación adecuada, y con la experiencia que se gana con el tiempo, muchos fotógrafos logran montar un estudio perfectamente equipado para este tipo de sesiones. Poco a poco, el volumen de trabajo comienza a crecer a medida que su reputación y visibilidad aumentan. Y es justo en ese punto de crecimiento cuando surgen nuevos retos, menos visibles, pero igual de importantes: los relacionados con la gestión del negocio. Estos obstáculos suelen escaparse del control de muchos fotógrafos, ya que no tienen que ver con la cámara, la edición o la creatividad, sino con aspectos como la organización, la captación de clientes o la optimización del tiempo. La gestión del negocio suele ser una de las partes más tediosas y complejas del día a día de un fotógrafo de recién nacidos.

A continuación, te presentamos 4 de los principales obstáculos que enfrentan los fotógrafos especializados en reportajes newborn. Ninguno de ellos está relacionado con planificar o ejecutar una sesión, pero todos pueden frenar tu crecimiento si no los abordas a tiempo. Pero antes, queremos que te inspires con algunos de los profesionales que ya confían en Arcadina para dar vida a sus negocios.

>> Inspírate con el trabajo de 12 fotógrafos newborn que eligen Arcadina

1# Pierdo demasiado tiempo gestionando las reservas de los reportajes newborn

Como ya hemos comentado, un fotógrafo especializado en recién nacidos debe tener el estudio perfectamente preparado antes de la llegada de cada familia. Esto implica una planificación y organización cuidadosa en varios aspectos clave, como, por ejemplo:

• Tener listos varios escenarios personalizados.
• Preparar todo el atrezo y material que se utilizará durante la sesión.
• Acondicionar el estudio para que el bebé se sienta cómodo y seguro en todo momento.
• Contar con un espacio de descanso para los padres, donde puedan relajarse, tomar algo o atender a su bebé durante los descansos.

Y esto es solo el comienzo.

A todo ello hay que sumarle otras tareas diarias que también requieren tiempo y dedicación: la postproducción de las sesiones, la preparación de reportajes de embarazo o infantiles, gestiones administrativas, la búsqueda de nuevo atrezo, la organización del calendario… La lista es larga.

Con tantas responsabilidades, es fácil entender por qué muchos fotógrafos tienen dificultades para atender llamadas, responder correos o gestionar reservas de forma manual. Además, dado que las sesiones newborn suelen reservarse con meses de antelación, muchas de estas consultas ni siquiera son para cerrar una cita, sino simplemente para pedir información. Por eso, si quieres tener más tiempo para preparar tus sesiones con calma, editar con calidad o incluso descansar sin perder oportunidades, es fundamental que empieces a automatizar ciertos procesos de gestión en tu negocio. Esto te permitirá ser más eficiente, ofrecer una mejor atención al cliente y centrarte en lo que realmente importa: crear recuerdos inolvidables para cada familia.

2# No tengo un control eficiente de los pagos de mis sesiones

Otro de los problemas que afecta directamente a la falta de tiempo es la gestión de los pagos de los reportajes newborn. En la mayoría de los casos, los fotógrafos suelen fraccionar el importe total en dos o tres partes: una reserva inicial y uno o varios pagos posteriores. Esto obliga a llevar un seguimiento riguroso de cada cliente para asegurarse de que todos los importes se abonan correctamente y en los plazos establecidos.

En el caso de la fotografía de recién nacidos, este proceso se complica aún más, ya que. Este largo la reserva suele hacerse durante el embarazo, con semanas, o incluso meses, de antelación respecto a la fecha de la sesión intervalo puede dar lugar a olvidos, confusiones o desajustes si no se tiene un sistema bien organizado.

Si no cuentas con un proceso estructurado para registrar y hacer seguimiento de los pagos, corres dos riesgos importantes:

• Que algún cliente olvide realizar un abono y termine quedando un pago pendiente sin que te des cuenta.
• Que tú mismo pierdas mucho tiempo revisando correos, comprobantes o recibos antiguos para saber qué pagos ya se han efectuado.

Una gestión poco eficiente de los cobros puede afectar directamente a tu flujo de caja y generar estrés innecesario. Automatizar el proceso de pagos, usar herramientas que te permitan enviar recordatorios y llevar un historial claro por cliente no solo mejora tu organización, sino que también transmite una imagen más profesional a las familias que confían en ti.

3# Las reservas con tantas semanas de antelación hacen que mi agenda se vuelva un caos

Otra consecuencia de reservar sesiones newborn con tanta antelación es la necesidad de llevar un control exhaustivo de tu calendario de reservas, algo que no siempre se realiza correctamente. Para evitar solapamientos y mantener una organización eficiente, debes ser muy cuidadoso y ordenado, gestionando con precisión los reportajes de recién nacidos con al menos tres meses de anticipación.

La complejidad aumenta si, además de sesiones con bebés, ofreces otros tipos de reportajes, como, por ejemplo: embarazo, seguimiento del bebé, sesiones infantiles o familiares, etc., ya que cada reserva requiere encontrar un espacio adecuado en tu agenda. Y dado que los reportajes newborn suelen ser más largos que otras sesiones fotográficas, esto puede significar invertir mucho tiempo cada vez que una mamá te contacte para reservar.

Sin un sistema eficiente para gestionar tu calendario, es fácil que pierdas tiempo valioso buscando huecos disponibles, lo que puede generar estrés y afectar la atención a tus clientes. La solución pasa por implementar un sistema que automatice estos procesos tanto como sea posible: herramientas de gestión de agenda, reservas online con disponibilidad en tiempo real, alertas automáticas y recordatorios, que te permitan optimizar tu tiempo y evitar errores.

De este modo, podrás dedicarte a lo que realmente importa: preparar y realizar sesiones de calidad, sin que la organización se convierta en un obstáculo para tu crecimiento profesional.

4# Debido a que las sesiones se reservan con tanta antelación, las familias olvidan las condiciones acordadas

Como es habitual, las familias que reservan reportajes de recién nacidos suelen hacerlo durante el embarazo. En algunos casos, solo pasan unas pocas semanas hasta que regresan al estudio para realizar esta sesión, pero en otras ocasiones pueden transcurrir uno o dos meses o incluso más.

Durante ese tiempo, las familias atraviesan una etapa llena de acontecimientos importantes y cambios emocionales, lo que hace que, en muchos casos, no recuerden con exactitud las condiciones pactadas para el reportaje. Esto puede incluir detalles como la duración de la sesión, los precios, los plazos de entrega, el número de fotos acordadas o las políticas de cancelación y pago.

Esta falta de recuerdo genera confusiones y retrasa la comunicación, lo que puede afectar la experiencia del cliente y también la gestión del negocio. Por eso, es fundamental contar con un sistema claro y accesible que permita a los clientes consultar fácilmente toda la información relevante en cualquier momento, y así evitar malentendidos o frustraciones.

Además, es fundamental que cuentes con una herramienta eficaz que te permita proteger tu trabajo y mantener un control claro sobre las condiciones acordadas, evitando así posibles malentendidos o situaciones incómodas con el cliente. De esta manera, podrás garantizar una comunicación fluida y profesional, salvaguardando tanto la satisfacción de las familias como la estabilidad de tu negocio.

En Arcadina, ponemos a tu disposición las herramientas necesarias para que tus reportajes newborn sean rentables

 

 demobangkok.arcadina.com

Si quieres afianzar tu trabajo, ahorrar tiempo en la gestión con tus clientes, llevar un mejor control de tus sesiones, y tener organizados los pagos realizados y los pendientes, en Arcadina tenemos mucho que ofrecerte.

Además de proporcionarte soluciones de negocio completas y específicas para fotógrafos que quieren construir un negocio online profesional, con herramientas como página web, blog, galerías privadas, tienda online o servicio de WhatsApp, también te ayudamos a optimizar los procesos internos de tu empresa, esenciales para rentabilizar al máximo tus reportajes newborn.

Una de las herramientas clave para lograrlo es nuestro servicio de Booking, con el que podrás automatizar reservas, gestionar tu agenda, hacer seguimiento de pagos y resolver muchos de esos problemas que, aunque no están directamente relacionados con la sesión fotográfica, impactan de lleno en la rentabilidad y organización de tu negocio. Si aún no conoces esta herramienta, en el siguiente artículo te contamos todo lo que puede hacer por ti.

>> ¿Te gustaría tener un calendario de reservas en tu web? Ya está aquí el plan Booking de Arcadina

Otro de los servicios que te puede ayudar a simplificar tu día a día y, sobre todo, a asegurar tu trabajo, son los contratos. Gracias a esta opción que encontrarás dentro de los planes Manager, vas a poder crear contratos desde el panel y enviárselos a tus clientes cómodamente para que los firmen de manera digital. Además, este servicio te permitirá tener toda la información de interés de tus clientes en un mismo espacio. Tu panel de gestión. Descubre más sobre este novedoso servicio en el siguiente post de nuestro blog.

>> ¡Ya puedes crear y enviar contratos a tus clientes desde Arcadina!

 

 

Booking: tu mejor aliado para rentabilizar al máximo tus sesiones de recién nacido

 

 

El calendario de reservas de Arcadina está diseñado para hacerte la vida más fácil, especialmente en la gestión de los clientes que reservan sesiones de recién nacido. Gracias a esta herramienta, podrás ofrecer a tus clientes la posibilidad de reservar directamente desde tu web una sesión fotográfica, elegir día y hora, y realizar el pago de forma rápida y segura. Además, tú tendrás un mayor control sobre tu calendario de reservas, una mejor organización de los pagos realizados y pendientes, y todo ello sin necesidad de estar pendiente del teléfono o del correo electrónico.

Con el servicio de Booking, estas son solo algunas de las acciones que podrás realizar:

• Crear campañas específicas para cada tipo de sesión: newborn, embarazo, infantil, familiar, etc.
• Ofrecer diferentes tipos de sesiones o packs dentro de cada campaña.
• Permitir que tus clientes reserven en tiempo real, seleccionando fecha, hora y pagando directamente online.
• Gestionar cada reserva de forma individual: añadir observaciones, controlar pagos, enviar recordatorios, etc.
• Acceder a un calendario automático con todas tus sesiones organizadas, sincronizable con tu agenda habitual.
• Y muchas otras funciones que te ayudarán a automatizar tareas y centrarte en lo que más te gusta: fotografiar.

Y estas son solo algunas de las ventajas que te ofrece el servicio de Booking, pensado para que puedas delegar gran parte de la gestión diaria de tu negocio y centrar tus esfuerzos en hacer crecer tu estudio.

A continuación, vamos a compartir contigo un ejemplo práctico sobre cómo puedes comenzar a ofrecer la reserva de tus reportajes de recién nacidos en tu página web de fotografía.

Pon en marcha tu campaña de recién nacidos y conecta con más familias

A la hora de mostrar los distintos tipos de reportajes fotográficos que ofreces, el servicio de Booking te permite crear campañas específicas para cada uno de ellos. Esto te ayudará a organizar mejor tu oferta y a guiar a tus clientes en el proceso de reserva. De esta manera, cuando un visitante acceda al apartado de “Reservar” en tu web, podrá visualizar fácilmente todas las sesiones disponibles y elegir la que mejor se adapte a sus necesidades. Por ejemplo: sesión premamá, recién nacido, seguimiento del primer año, smash cake, sesiones familiares, entre otras.

Cada campaña puede incluir diferentes tipos de packs, horarios disponibles y opciones de personalización, lo que convierte tu sistema de reservas en una experiencia clara, intuitiva y totalmente profesional.

Ofrece distintos packs dentro de tu campaña newborn para adaptarte a cada familia

Al igual que en tu dosier de recién nacidos ofreces varios packs para que las familias puedan elegir el que mejor se adapte a sus necesidades, en tu página web puedes estructurar esa misma oferta de forma clara y atractiva. Dentro de la campaña de recién nacidos en Booking vas a poder crear todos los tipos de sesiones que quieras ofrecer para este tipo de reportaje. Para cada pack o tipo de sesión, puedes definir detalles como:

• Título del servicio.
• Descripción detallada de lo que incluye cada pack.
• Imagen representativa para captar la atención.
• Fechas y horarios disponibles para la reserva.
• Precio de la reserva y precio total de la sesión.
• Descuentos especiales, si los hubiera.
• Y otros elementos clave que te ayudarán a personalizar tu oferta.

Gracias a esta estructura, cuando una familia acceda al apartado de «Reservar» en tu web y seleccione la opción de reportajes newborn, podrá ver con claridad las distintas opciones disponibles, elegir la que más le convenga y dejar hecha la reserva en solo unos clics, sin necesidad de contacto previo. Así mejorarás la experiencia del cliente y ahorrarás un valioso tiempo en tu gestión diaria.

A continuación, vamos a compartir contigo un artículo de nuestra ayuda donde te explicamos todos los pasos para crear tus campañas en el calendario de reservas.

>> Booking. Campañas

Permite que tus clientes reserven sus sesiones de recién nacido cómodamente desde tu web

Como te comentábamos al inicio de este artículo, si te dedicas a la fotografía de recién nacidos ya sabrás que organizar cada sesión requiere una gran inversión de tiempo: desde preparar el estudio y los escenarios hasta gestionar las dudas y mensajes de los clientes, especialmente de aquellos que aún no se han decidido a reservar. Ese tiempo es muy valioso y podrías estar dedicándolo a tareas más productivas, como la edición de tus reportajes, la atención a clientes confirmados o incluso a tu propio descanso.

Con el servicio de Booking, puedes crear un espacio en tu web donde las futuras mamás encuentren toda la información clave sobre tus sesiones newborn: una descripción clara, el precio, los detalles del servicio y, por supuesto, la posibilidad de elegir fecha y hora directamente desde la web.

Una vez que se hayan decidido, solo tendrán que completar el proceso de reserva en unos pocos pasos, sin necesidad de llamadas ni mensajes de ida y vuelta. Tus clientas valorarán la comodidad y rapidez del proceso, y tú notarás de inmediato cuánto tiempo te ahorras en gestiones repetitivas.

Gestiona de forma precisa y detallada los pagos de tus sesiones fotográficas

Una de las funcionalidades clave del servicio de reservas de Booking es que, para aquellos clientes que realicen pagos fraccionados, dispondrás de un espacio en tu panel de control donde podrás registrar cada cobro: fecha, importe y método de pago. Así, podrás saber en todo momento cuánto le queda por pagar a cada cliente.

De este modo, desde un solo lugar tendrás un control completo sobre todas tus reservas: conocerás qué clientes han reservado, los importes abonados, los pendientes y toda la información relevante de cada sesión newborn contratada online. Esto te facilitará enormemente la gestión financiera y administrativa de tu negocio.

>> Booking. Gestión de cobros de un pedido

Lleva tu calendario de reservas al día de forma fácil y rápida gracias a Booking

Uno de los mayores retos para un fotógrafo de recién nacidos es mantener un control actualizado y organizado de todas las reservas de sesiones. En la pestaña de Booking dentro de tu panel de control, encontrarás un calendario donde se mostrarán todas las sesiones que te han reservado directamente desde tu web. Lo mejor de este calendario es que no solo refleja tus reservas online, sino que también te permite añadir citas propias, bloquear fechas y sincronizar toda la información con los calendarios que ya usas habitualmente, como Google Calendar, Apple Calendar, entre otros.

Gracias a Booking, podrás ahorrar tiempo en la gestión de tu agenda y dedicarte más a lo que realmente importa: preparar tus sesiones, diseñar nuevos escenarios y ofrecer servicios innovadores a tus clientes.

>> Booking. Calendario

Contratos: la herramienta perfecta para proteger tu trabajo

 

 

Gracias al servicio de contratos, además de ahorrarte un valioso tiempo de gestión con el cliente, también vas a tener la oportunidad de reforzar la seguridad de tu trabajo. Porque sabemos que no todos los clientes son iguales, no es de extrañar que de vez en cuando te toque lidiar con personas que no prestan atención a las explicaciones que les das a la hora de contratar un reportaje, o que no se leen la información que les envías. Lo mejor en estos casos para evitar malentendidos es dejar todo muy bien detallado en un contrato.

Para facilitarte este proceso y que tu panel de gestión se convierta en una herramienta en la que puedas consultar toda la información de tus clientes, tienes el servicio de contratos. En este apartado de tu panel vas a poder personalizar plantillas de contratos ya creados, editar la información que consideres y enviársela a tus clientes a través de un correo electrónico para que lo puedan leer y firmar. Además, tú también vas a poder incluir una firma digital para que este procedimiento sea aún más veloz.

Y lo mejor de todo es que ya tienes conectado el servicio de Booking con contratos, para que, si así lo deseas, puedas generar de manera automática los contratos de los clientes que realicen una reserva. Mira toda la información en el siguiente post.

>> ¡Ya están conectados los contratos y reservas de Arcadina!

Asegura tu trabajo como fotógrafo, enviando contratos a tus clientes

Para que no haya confusiones de última hora, lo mejor es dejar todo por escrito. En este tipo de contratos, puedes incluir información que sea de especial interés para los papás y que te ahorre cambios de última hora, como, por ejemplo:

• Fecha, hora y duración de la sesión. Teniendo en cuenta que estas sesiones se realizan durante la primera semana de vida de los bebés, puedes dejar la fecha abierta, pero teniendo en cuenta este dato.
• Vestuario, maquillaje, etc. Para el día del reportaje. Informa a los padres de cómo tienen que ir ese día al estudio para que las fotos familiares no desentonen con el resto de la sesión.
• Pack contratado. Deja claro lo que se incluye en esta sesión, el número de fotos, cambios de vestuario y atrezo, álbum, etc.
• Política de cancelación. Asegúrate las espaldas ante posibles cancelaciones de última hora.

Esto es solo un ejemplo de la información que puedes incluir en tus contratos para sesiones de recién nacidos, pero te puede servir como punto de partida para comenzar a darles forma y crear tu propia plantilla personalizada.

>> Contratos. Plantillas

Automatiza tus procesos generando contratos con cada reserva de Booking

Otra de las ventajas que tiene este servicio de Contratos, es que puedes hacer que, de manera automática, se genere un nuevo documento cada vez que un cliente realice la reserva de un tipo de sesión en concreto. Este pequeño gesto te va a ahorrar mucho tiempo de gestión ante el ordenador y te permitirá tener la información más ordenada.

Gracias a esta opción tan interesante, ya no tendrás que estar pendiente de tener que crear los contratos cada vez que te llegue el aviso de la reserva de cualquiera de tus reportajes newborn.

>> Booking. Tipos de sesiones

Aumenta las reservas de tus reportajes newborn con el Calendario de Reservas de y Contratos de Arcadina

Si quieres impulsar tus reportajes newborn, aumentar el número de reservas y ganar más tiempo para ti, el servicio de Booking junto con el de Contratos de Arcadina es la solución perfecta. Como has podido comprobar, muchos de los retos que enfrentan los fotógrafos de recién nacidos que están relacionados con la gestión del negocio pueden resolverse fácilmente con los servicios que se incluyen en el plan Manager.

Esta opción te ayudará a optimizar tu tiempo, agilizar el proceso de contratación por parte de tus clientes, gestionar todos los pagos desde un solo panel, ahorrarte mucho tiempo de gestión y proteger tu trabajo ante posibles malentendidos. Además, tendrás un control detallado de todas las sesiones pendientes gracias a un calendario que podrás consultar y modificar en cualquier momento.

Y para que la comunicación sea aún más sencilla, cualquier cambio que realices en una reserva se notificará automáticamente a tus clientes vía email o WhatsApp (si tienes contratado este servicio), manteniéndolos siempre informados.

Lo mejor de todo es que ahora puedes disfrutar de estos 2 servicios gratis durante 14 días para que puedas comprobar por ti mism@ todas las opciones que tienes a tu disposición. ¡Empieza a simplificar la gestión de tus reportajes newborn hoy mismo!

 

Antes de despedirnos te vamos a presentar a varios fotógrafos que ya están utilizando Booking en sus negocios de fotografía.

>> Historias de éxito: 8 ejemplos de clientes que utilizan el plan Booking de Arcadina

Además, en este artículo de hoy hemos querido compartir contigo la entrevista de Omar Huerta quien nos habla de su página web, una parte fundamental también de los negocios digitales.

>> «Mi web me ayuda a mostrar una imagen profesional», Omar Huerta

Y para finalizar este artículo sobre las mejores estrategias para vender reportajes newborn vamos con una pregunta. ¿Cómo haces tú para que los futuros papás te contraten más sesiones de recién nacidos? Nos encantará leerte en los comentarios.

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