8 estrategias para mejorar tu flujo de trabajo fotográfico

Cuando te va bien y el volumen de trabajo empieza a crecer, una de las primeras acciones que tienes que realizar para no desbordarte es establecer un flujo de trabajo fotográfico para que tus jornadas laborales resulten mucho más productivas. La idea es que, aunque tengas que pasar 10 horas de trabajo en el estudio, tu día a día no se centre en atender toda la mañana al teléfono, crear cada contrato desde cero o terminar el trabajo de un único cliente.

Para que tu negocio de fotografía marche cada vez mejor y tus horas de trabajo sean realmente productivas, necesitas organizar un flujo de trabajo fotográfico que sea rentable y por eso, en este artículo te vamos a dar 8 consejos para crearlo. No te pierdas las 2 últimas recomendaciones, son las mejores de todas.

 

 

Sácale rendimiento a tu día a día implementando un flujo de trabajo fotográfico eficiente.

Motivos por los que debes revisar tu flujo de trabajo fotográfico

 

El flujo de trabajo fotográfico es el conjunto de acciones y pasos que tienes que realizar en tu trabajo desde que tienes el primer contacto con un cliente potencial hasta que finalmente realizas la entrega de las fotos y das por finalizados tus servicios. Como bien sabes, este proceso no solo abarca la captura de imágenes, sino también aspectos como la: comunicación, planificación, edición, gestión de archivos, entrega final, etc. Y aunque puede parecer que este proceso es un procedimiento que debe de estar bien definido para cualquier fotógrafo, la realidad es que no siempre se lleva a cabo de una manera totalmente eficiente.

Muchas vece, por no tener un flujo de trabajo apropiado se puede llegar a perder demasiado tiempo en ciertos procesos, energía y, lo más importante, oportunidades para mejorar tu negocio. Si no tienes una lista de acciones bien definida, realizas cada paso de manera desordenada o no evalúas el tiempo y los resultados de cada tarea, es casi imposible saber si realmente estás gestionando tu negocio de manera efectiva. Un flujo de trabajo fotográfico claro y organizado no solo garantiza la calidad del servicio que ofreces, sino que también te permite identificar áreas de mejora, ahorrar tiempo y ofrecer una experiencia más profesional a tus clientes.

Y si eres de los que ya tiene definido su propio flujo de trabajo establecido esta pequeña guía con 8 recomendaciones te ayudará a validar si lo estás haciendo correctamente y si tu planning de trabajo es realmente efectivo. Pero antes de darte estos consejos, veamos con más detalle qué es un flujo de trabajo.

¿Qué es exactamente un flujo de trabajo fotográfico?

Explicado de una manera sencilla el flujo de trabajo se podría decir que son todos esos procesos que tienes que realizar desde que un potencial cliente sabe de tu existencia hasta que le entregas todas las fotografías de su sesión de fotos y das por terminado el trabajo. Podría decirse que es como un mapa que guía cada etapa con un cliente, desde el primer contacto hasta la entrega final y se incluyen tareas del tipo:

• Captar clientes potenciales y comunicarse con ellos.
• Información sobre tu trabajo creación de dosieres, páginas webs, artículos del blog, etc. para explicar a tus clientes en qué consisten tus servicios fotográficos.
• Planificar las sesiones fotográficas y organización del flujo de trabajo a través de la preparación de un guion sobre cómo va a transcurrir el día del reportaje de fotos.
• Realizar las tomas y gestionar el equipo.
• Creación de un listado de pasos para definir los trabajos de postproducción que tienes que realizar, como por ejemplo, seleccionar, editar y organizar las fotografías.
• Entregar el producto final de manera eficiente.
• Seguimiento en un futuro para posibles nuevas contrataciones.
• Etc.

8 hábitos que te harán ser más productivo en tu trabajo como fotógrafo

 

A la hora de planificar todas estas acciones, es importante es que vayas puliendo cada paso para que, por un lado tu atención con los clientes sea mucho más satisfactoria y tu tiempo de dedicación con cada uno de ellos sea cada vez menor. La idea es que, una vez que tengas creado tu flujo de tareas, puedas ir puliendo poco a poco cada una de ellas a medida que las vayas poniendo en práctica para conseguir sacarle el máximo partido a tus horas de trabajo.

A continuación vamos a compartir contigo 8 recomendaciones que te van a ayudar a mejorar tu flujo de trabajo fotográfico.

1# Organiza tu día de trabajo

A la hora de abordar una nueva jornada de trabajo, es fundamental que en pocos minutos sepas a la perfección qué tareas te esperan ese día por delante. De esta forma, nada más entrar por la puerta de tu estudio, encender el ordenador y abrir tu calendario, tienes a tener una visión bien clara de todas las citas que tienes que atender ese día, sesiones de fotos que te toca entregar, trabajos administrativos que tienes que abordar hoy, etc.

Para que todo funcione según lo previsto, es fundamental que anteriormente hayas dedicado un tiempo a planificar la semana de trabajo, por ejemplo, los viernes por la tarde. De esta forma, solo dedicarás un día a la semana a organizar tus próximas sesiones y trabajos pendientes, de lo contrario, todos los días tendrás que perder un tiempo valiosísimo para planificar ese día de trabajo.

Una vez que tengas todas las tareas bien repartidas y organizadas, ayudarte de un calendario como Google Calendar u otros similares, te ayudará a tener tu agenda siempre encima, lista y actualizada.

En tu página web de Arcadina, vas a poder conectar tu sistema de reservas de sesiones que los clientes podrán realizar a través de la web (Booking) con este calendario de Google o el que utilices habitualmente. En el siguiente artículo de nuestra ayuda te explicamos todo el proceso.

>> Ayuda de Arcadina. Integraciones – Google

2# Define los métodos de comunicación con tus potenciales clientes y ahorra el máximo tiempo posible

Cuando te toque explicar a los usuarios en qué consiste tu trabajo y tengas que resolver sus dudas iniciales, puedes utilizar diferentes medios, como por ejemplo:

• Llamas telefónicas.
• Envío de emails.
• Envío de WhatsApp.
• Creación de un dossier con toda la información.
• Página web con información.
• Artículos en el blog.
• Etc.

Como ves son muchas las opciones que tienes a tu alcance para informar a las personas interesadas en tus servicios sobre cómo trabajas y cuáles son los servicios que ofreces que les pueden llegar a interesar. Aunque, sí que es cierto que los métodos de comunicación directa, como por ejemplo: el teléfono o el WhatsApp pueden estar muy bien, la idea es que pierdas el menor tiempo posible en estos procesos.

Como idea puedes aprovechar todo el potencial que te ofrecen las páginas webs de fotografía de Arcadina para crear una página de servicios completa con sus galerías, opiniones y páginas de información para que los propios usuarios puedan dar respuesta a todas sus preguntas más inmediatas sin tener que esperar a contactar contigo. Esta acción, además de ahorrarte mucho tiempo, te va a permitir captar la atención de muchos clientes que, si no hubieran encontrado toda esta información en tu web, ni siquiera habrían llegado a contactar contigo.

3# Planifica tus sesiones fotográficas al detalle y con anticipación

Hay sesiones de fotos que son más sencillas de abordar que otras y para las más complejas, como puede ser una sesión de recién nacidos o un reportaje en el que se incluyan varios cambios de vestuario, es fundamental que tengas un guion bien elaborado de cómo va a transcurrir la sesión de principio a fin. Si no lo haces, posiblemente dedicarás mucho más tiempo a realizar las fotos que buscas o por el contrario, ni siquiera llegarás a hacerlas porque se habrá terminado el tiempo de duración del reportaje.

Para que esto no te ocurra, es importante que le dediques un tiempo a organizar el día de la sesión, si tienes varios decorados, planifica cómo va a ser el orden y los tiempos que podrás dedicar a cada uno de ellos. Si toda esta información te la escribes en forma de guion, el día del reportaje de fotos, por un lado podrás ir siguiéndolo y por otro, podrás validar en ese mismo instante si la planificación la has realizado correctamente. Una vez que tengas todo bien medido y planificado, este guion te servirá de base para futuras sesiones fotográficas.

4# Optimiza tus horas de postproducción

Otra de las tareas que tienes que organizar muy bien dentro de tu flujo de trabajo fotográfico son los momentos en los que te vas a poner a editar tus fotografías, esta tarea, si no la planificas bien, es donde más tiempo de trabajo puedes llegar a perder. Piensa que es importante ofrecer al cliente un producto final de calidad pero siempre hasta cierto punto… Sabemos de muchos fotógrafos que invierten gran parte de su tiempo en este tipo de procesos y al final sus clientes, cuando les entregan las imágenes, no tienen un grado de conocimiento de las técnicas tal como para que lleguen a apreciar todo ese esfuerzo y trabajo. Con esto no queremos decir que entregues fotografías sin retocar o de peor calidad, simplemente que busques la manera de realizar todos esos procesos en el menor tiempo posible y que tengas bien presente hasta qué punto de perfección quieres llegar en las diferentes imágenes que entregues a tus clientes.

Otro punto que tienes que tener muy en cuenta también, es el precio al que quieres cobrar todas esas horas de trabajo. Piensa que cuantas más tiempo dediques a estos procesos menor será el beneficio final que vas a obtener por este trabajo realizado.

5# Automatiza las comunicaciones con tus clientes

Desde que un cliente tiene un primer contacto contigo para solicitarte información acerca de una sesión de fotos hasta que finalizas el trabajo con él, van a ser muchos los emails que vas a tener que enviarle:

• Todavía no es cliente: para informarle sobre el tipo de reportajes que realizas, fechas disponibles, si está indeciso realizar un seguimiento hasta que tome una decisión, enviar propuesta de presupuesto, condiciones del contrato, etc.
• Ya es cliente: para comunicarle las fechas y condiciones de la sesión fotográfica, enviar recordatorios unos días antes, notificar el envío fotografías, futuras ofertas, lanzamiento de otras sesiones, etc.

Para que el proceso de enviar todos estos emails sea realmente rápido y no pierdas media mañana comunicándote con tus clientes, una muy buena idea es crearte una serie de emails predefinidos resolviendo todos estos temas. De esta forma, cuando tengas que enviar un correo electrónico de este estilo solo tendrás que copiar el texto y cambiar los datos del cliente.

En Arcadina vas a poder enviar una serie de emails y mensajes de WhatsApp personalizados a través del Panel de gestión a tus clientes y también vas a poder crear tus propias plantillas para optimizar de esta manera tu flujo de trabajo. En el siguiente artículo de nuestra ayuda te explicamos cómo hacerlo.

>> Ayuda de Arcadina: Email

6# Mantén tu equipo listo y actualizado para optimizar el tiempo de las sesiones de fotos

Como bien sabes, para un fotógrafo, el equipo y el software que utiliza cada día en el estudio no son solo unas herramientas más de trabajo, sino que son extensiones de su creatividad y productividad. Tener un equipo adecuado y un software optimizado no solo te va a permitir capturar y editar imágenes con calidad profesional, sino que también te va a ayudar a trabajar de una manera más eficiente, ahorrar tiempo, ofrecer a tus clientes un servicio de calidad y reducir frustraciones técnicas.

Estos son algunos de los procesos y detalles que tienes que tener en cuenta antes de afrontar un día de sesión fotográfica:

• Limpia tus lentes con paños específicos y aire comprimido para evitar rayones o acumulación de polvo y ten siempre tu equipo listo antes de realizar una sesión de fotos.

• Revisa el sensor de tu cámara ya que el polvo acumulado en esta parte puede arruinar tus fotos. Y si  ves que notas manchas recurrentes, considera contratar una limpieza profesional.

• Actualiza el firmware. Consulta regularmente el sitio web del fabricante de tu cámara para instalar actualizaciones de firmware que mejoren el rendimiento o agreguen funciones.

• Organiza los accesorios que vayas a utilizar ese día en las sesiones de fotos. Mantén baterías, tarjetas de memoria y otros accesorios en un lugar específico y en buen estado. Asegúrate de cargar las baterías y formatear las tarjetas antes de cada sesión.

• Ten tu ordenador actualizado, ordenado y con espacio suficiente para trabajar. Toda esta planificación y orden a la hora de trabajar la tienes que trasladar también a tu PC. Este espacio tiene que ser una ampliación de tu estudio y tiene que funcionar a la perfección para que tus tiempos de gestión sean cada vez menores.

• Etc.

7# Utiliza herramientas que te permitan automatizar procesos

Una vez que ya hayas obtenido un cliente, le hayas realizado su sesión de fotos y tengas terminados todos los procesos de edición, puede que pienses que solo te queda una última acción de enviar sus fotografías. Si te limitas a enviarle a través de un enlace de descarga las imágenes de su reportaje y listo, estarás perdiendo muchas oportunidades de realizar nuevos negocios con este cliente.

Si automatizas procesos con la ayuda de las galerías de venta públicas y privadas y además añades a tu web un sistema de reservas de sesiones en las que los usuarios puedan gestionarlas ellos mismos, además de ahorrarte un tiempo valiosísimo, vas a poder aumentar las posibilidades de que surjan nuevas ventas por parte de los que ya son tus clientes.

Galerías privadas

Ya te lo hemos comentado muchas veces pero nunca está de más repetirlo de nuevo. Con las galerías de venta privadas, tus clientes, además de poder visualizar las imágenes de su sesión de fotos, también van a poder: seleccionar las fotos para su álbum, descargar las imágenes ya retocadas, comprar copias o impresiones en formatos más especiales, seleccionar imágenes extra, compartir el enlace de la galería con sus familiares, tener la opción de comprar packs ya predeterminados, etc. Las opciones son múltiples y las posibilidades de aumentar tus ingresos también.

>> Galerías privadas: la mejor herramienta para la entrega de fotografías a clientes

Galerías públicas

Con la tienda online ocurre algo similar. Si realizar fotografías en tus ratos libres de paisajes, naturaleza, te encanta documentar tus viajes o simplemente te gusta crear fotografía de stock, ahora puedes venderlas de manera independiente a tus sesiones de fotos a través de la tienda online. La gran ventaja de este sistema, además de que prácticamente no vas a intervenir en el proceso, es que las personas interesadas van a poder realizar las compras cualquier día de la semana a través del dispositivo que tenga más a mano (Móvil, Tablet, PC).

Booking

Para seguir automatizando tareas qué mejor que implementar en tu web la opción del calendario de reservas donde tus clientes van a poder consultar tus horarios disponibles para una sesión, realizar la reserva del día y la hora que más les interese y dejar el pago hecho.

>> ¿Quieres mejorar tus ventas? Descubre las 5 ventajas de Booking

Y además ahora también puedes organizar en este apartado de tu web las reservas sin fecha y hora, ideales para sesiones especiales, como son las de newborn, o para regalar en cualquier momento del año.

>> Ayuda de Arcadina. Booking. Campañas

Contratos

Si tienes contratado el calendario de reservas, otra de las herramientas que vas a poder utilizar para ahorrarte un tiempo increíble, ofrecer un servicio más completo al cliente y, encima, proteger tu negocio, es la posibilidad de crear a través de tu web los contratos para tus clientes utilizando una serie de plantillas avaladas por asociaciones profesionales. Gracias a esta nueva solución de negocio, tus clientes van a recibir toda la información de su contrato a través del email y lo van a poder firmar digitalmente. Si quieres conocer más a fondo este nuevo servicio, no dejes de visitar el siguiente artículo de nuestro blog.

>> ¡Ya puedes crear y enviar contratos desde tu web de Arcadina!

8# Establece un flujo de trabajo fotográfico para cada sesión de fotos

A la hora de definir tu flujo de trabajo fotográfico, sobre todo cuando ofreces diferentes tipos de sesiones de fotos, aunque a grandes rasgos pueda parecer que en todas realizas el mismo tipo de trabajos, lo cierto es que, sobre todo si el prototipo de clientes es diferente, este flujo de tareas variará ligeramente. Por ponerte un ejemplo, no van a ser los mismos pasos a dar cuando realices de principio a fin un reportaje de bodas que cuando te contraten una sesión de precomunión.

Aunque al principio le dediques algo más de tiempo a este trabajo, lo ideal es que te crees un planning de trabajo diferente para cada tipo de sesión. De esta forma, cuando ya los tengas todos definidos, te aseguramos que tus tiempos de ejecución de los diferentes procesos se verán reducidos considerablemente ya que en cada momento sabrás cual es el paso que vas a tener que dar a continuación.

Afina tu flujo de trabajo fotográfico y sácale más tiempo a tu jornada laboral

Si te propones mejorar tu flujo de trabajo fotográfico, además de ofrecer a tus clientes un servicio mucho más controlado y donde hasta el más mínimo de los detalles va a estar bajo control, tú vas a poder disponer de una serie de horas a la semana extra que antes no tenías en las que vas a poder realizar más sesiones de fotos y así incrementar tus ingresos o simplemente dedicarlas, en ciertos momentos del año, a descansar y cuidarte.

Llegados a este momento del año en el que quedan pocos días para finalizar una etapa y comenzar otra, es la mejor época para parar el ritmo de trabajo, analizar cómo ha ido el año y aplicar todas las estrategias posibles para que el siguiente año sea mucho más fructífero y productivo, por ejemplo, mejorando el flujo de trabajo fotográfico que tienes en estos momentos.

Si todavía no tienes una web con nosotros o te gustaría ver cómo son el resto de soluciones de negocio que ofrecemos en Arcadina, te animamos a probar nuestros servicios durante 14 días de manera gratuita.

 

Hoy queremos compartir contigo el testimonio de Enrique Medrano de Tonos Fotógrafos, un fantástico fotógrafo y amigo que sabe muy bien qué es disponer de un correcto flujo de tareas en sus varios negocios fotográficos.

>> Vídeo: Enrique Medrano de Tonos Fotógrafos nos cuenta cómo han aumentado sus ventas con su web de Arcadina

Y para finalizar este artículo que creemos que debes de leer con atención antes de que acabe el año, nos gustaría hacerte una pregunta. ¿Hasta ahora has utilizado algún tipo de flujo de trabajo fotográfico? Nos encantará leer tu respuesta en los comentarios.

 

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