Una de las primeras acciones que tienes que realizar cuando el volumen de clientes comienza a incrementarse es plantearte un flujo de trabajo fotográfico para que tus horas de trabajo resulten mucho más productivas. Porque de nada sirve pasarse 10 horas de trabajo en el estudio si solo se atiende al teléfono o se saca adelante el trabajo de 1 único cliente.

Para que tu negocio de fotografía marche cada vez mejor y tus horas de trabajo sean realmente productivas, necesitas organizar un flujo de trabajo fotográfico y por eso, en este artículo te vamos a dar 6 consejos para crearlo. No te pierdas la última recomendación, es la mejor de todas.

Aprende a crear un flujo de trabajo fotográfico y consigue sacar más trabajo cada día.

¿Por qué es importante que revises tu flujo de trabajo fotográfico?

El flujo de trabajo fotográfico, es el conjunto de acciones que tienes que realizar desde que captas a un posible cliente hasta que das por finalizados tus servicios con él. Aunque este proceso pueda parecerte muy evidente, puesto que sabes perfectamente los pasos que tienes que dar con tus clientes, lo cierto es que, si no creas un listado de acciones bien definidas, las realizas de manera ordenada y mides en cada una de ellas los tiempos y resultados, nunca sabrás si estás haciendo las cosas bien o no en tu negocio de fotografía.

Y si eres de los que ya tiene definido su propio flujo de trabajo fotográfico, esta pequeña guía con 6 recomendaciones te ayudará a validar si lo estás haciendo correctamente y si tu planning de trabajo es realmente efectivo. Pero antes de darte estos consejos, veamos con más detalle qué es un flujo de trabajo.

¿Qué es un flujo de trabajo fotográfico?

El flujo de trabajo son todos esos procesos que tienes que realizar desde que un potencial cliente sabe de tu existencia hasta que le entregas todas las fotografías de su sesión de fotos y das por terminado el trabajo.

A continuación vamos a compartir contigo una serie de pasos genéricos que pueden ayudarte a crear tu propio flujo de tareas:

• Captación de clientes: anuncios en Internet, redes sociales, artículos del blog, etc.
• Información sobre tu trabajo: creación de dosieres, páginas webs, artículos del blog, etc. para explicar a tus clientes en qué consisten tus servicios fotográficos.
• Organización del flujo de trabajo de una sesión fotográfica: preparación de un guion sobre cómo va a transcurrir el día del reportaje de fotos.
• Creación de un listado de pasos para definir los trabajos de postproducción que tienes que realizar.
• Envío de las fotografías a tus clientes.
• Seguimiento en un futuro para posibles nuevas contrataciones.
• Etc.

Aprende a ser más productivo mejorando estas 6 tareas que realizas a diario

A la hora de planificar todas estas acciones es importante que vayas puliendo cada paso para que, por un lado tu atención con los clientes sea mucho más satisfactoria y tu tiempo de dedicación a cada uno de ellos sea cada vez menor.

La idea es que, una vez que tengas creado tu flujo de tareas, puedas ir puliendo poco a poco cada una de ellas a medida que las vas poniendo en práctica para conseguir sacarle el máximo partido a tus horas de trabajo.

A continuación vamos a compartir contigo 6 recomendaciones que te van a ayudar a mejorar tu flujo de trabajo fotográfico.

1# Reduce al máximo el tiempo que gastas con los que no son tus clientes

A la hora de explicar a los usuarios en qué consiste tu trabajo y resolver sus dudas iniciales, puedes utilizar diferentes medios, como por ejemplo:

• Llamas telefónicas.
• Envío de emails.
• Envío de WhatsApp.
• Creación de un dossier con toda la información.
• Página web con información.
• Artículos en el blog.
• Etc.

Como ves son muchas las opciones que tienes a tu alcance para informar a las personas interesadas en tus servicios sobre cómo trabajas y cuáles son los servicios que ofreces que les pueden llegar a interesar.

Aunque los métodos de comunicación directa, como por ejemplo: el teléfono o el WhatsApp pueden estar muy bien, la idea es que pierdas el menor tiempo posible en estos procesos.

Como idea puedes aprovechar todo el potencial que te ofrecen las páginas webs de fotografía de Arcadina para crear una página de servicios completa con sus galerías, opiniones y páginas de información para que los propios usuarios puedan dar respuesta a todas sus preguntas más inmediatas sin tener que esperar a contactar contigo.

Esta acción, además de ahorrarte mucho tiempo, te va a permitir captar la atención de muchos clientes que, si no hubieran encontrado toda esta información, ni siquiera habrían llegado a contactar contigo.

Aquí te dejamos un artículo con algunas de las últimas webs que se han creado con Arcadina durante este último año.

>> 10 páginas web de fotografía destinadas a triunfar en 2024 y que se han creado este mismo año

2# Planifica tus sesiones de fotos al detalle

Hay sesiones de fotos que son más sencillas de abordar que otras. Para las más complejas, como puede ser una sesión de recién nacidos o un reportaje en el que se incluyen varios cambios de vestuario, es fundamental que tengas un guion bien elaborado de cómo va a transcurrir la sesión.

Si no lo haces, posiblemente dedicarás mucho más tiempo a realizar las fotos que buscas o por el contrario, ni siquiera llegarás a realizarlas porque se habrá terminado el tiempo de duración del reportaje.

Para que esto no te ocurra, dedica un tiempo a organizar el día de la sesión, si tienes varios decorados, planifica cómo va a ser el orden y los tiempos que podrás dedicar a cada uno de ellos. Si toda esta información te las escribes en forma de guion, el día del reportaje de fotos, por un lado podrás ir siguiéndolo y por otro, podrás validar en ese mismo instante si la planificación la has realizado correctamente. Una vez que tengas todo bien medido y planificado, este guion te servirá de base para futuras sesiones fotográficas.

3# Limita tus tiempos de postproducción

A la hora de ponerte a editar tus fotografías es donde más tiempo de trabajo puedes llegar a perder. Piensa que es importante ofrecer al cliente un producto final de calidad pero siempre hasta cierto punto. Sabemos de muchos fotógrafos que invierten gran parte de su tiempo en este tipo de procesos y al final sus clientes, cuando les entregan las imágenes, no tienen un grado de conocimiento de las técnicas tal como para que lleguen a apreciar todo ese trabajo. Con esto no queremos decir que entregues fotografías sin retocar y de peor calidad, simplemente que busques la manera de realizar todos esos procesos en el menor tiempo posible y que tengas bien claro hasta qué punto de perfección quieres llegar.

Otro punto que tienes que tener muy en cuenta también, es el precio al que quieres cobrar todas esas horas de trabajo. Piensa que cuantas más tiempo dediques a estos procesos menor será el beneficio final obtenido por este trabajo.

4# Crea plantillas de email para contestar a tus clientes

Desde que un cliente tiene un primer contacto contigo para solicitarte información acerca de una sesión de fotos hasta que finalizas el trabajo con él, van a ser muchos los emails que vas a tener que enviarle:

• Cuando todavía no es cliente para: informarle sobre el tipo de reportajes que realizas, fechas disponibles, si está indeciso realizar un seguimiento hasta que tome una decisión, enviar propuesta de presupuesto, etc.
• Cuando ya es cliente: informarle de fechas y condiciones de la sesión, recordatorios unos días antes, enviar fotografías, etc.

Para que el proceso de enviar todos estos emails sea realmente rápido y no pierdas media mañana enviando una respuesta a un cliente, una muy buena idea es crearte una serie de emails predefinidos resolviendo todos estos temas. De esta forma, cuando tengas que enviar un email de este estilo solo tendrás que copiar el texto y cambiar los datos del cliente.

En Arcadina vas a poder enviar una serie de emails y mensajes de WhatsApp personalizados a través del Panel de gestión a tus clientes y también vas a poder crear tus propias plantillas para optimizar de esta manera tu flujo de trabajo. En el siguiente artículo de nuestra ayuda te explicamos cómo hacerlo.

>> Ayuda de Arcadina: Email

5# Automatiza todos los procesos que te sean posibles

Una vez que ya hayas obtenido un cliente, le hayas realizado su sesión de fotos y tengas terminados todos los procesos de edición, puede que pienses que solo te queda una última acción de enviar sus fotografías. Si te limitas a enviarle a través de un enlace de descarga las imágenes de su reportaje y listo, estarás perdiendo muchas oportunidades de realizar nuevos negocios con este cliente.

Si automatizas procesos con la ayuda de las galerías de venta públicas y privadas y además añades a tu web un sistema de reservas de sesiones en las que los usuarios puedan gestionarlas ellos mismos, además de ahorrarte un tiempo valiosísimo, vas a poder aumentar las posibilidades de que surjan nuevas ventas por parte de tus clientes.

Galerías privadas

Ya te lo hemos comentado muchas veces pero nunca está de más repetirlo de nuevo. Con las galerías de venta privadas, tus clientes, además de poder visualizar las imágenes de su sesión de fotos, también van a poder: seleccionar las fotos para su álbum, descargar las imágenes ya retocadas, comprar copias o impresiones en formatos más especiales, seleccionar imágenes extra, compartir el enlace de la galería con sus familiares, tener la opción de comprar packs ya predeterminados, etc. Las opciones son múltiples y las posibilidades de aumentar tus ingresos también.

>> Galerías privadas: la mejor herramienta para la entrega de fotografías a clientes

Galerías públicas

Con la tienda online ocurre algo similar. Si realizar fotografías en tus ratos libres de paisajes, naturaleza, te encanta documentar tus viajes o simplemente te gusta crear fotografía de stock, ahora puedes venderlas de manera independiente a tus sesiones de fotos a través de la tienda online. La gran ventaja de este sistema, además de que prácticamente no vas a intervenir en el proceso, es que las personas interesadas van a poder realizar las compras cualquier día de la semana a través del dispositivo que tenga más a mano (Móvil, Tablet, PC).

Booking

Y para seguir automatizando tareas qué mejor que implementar en tu web la opción del calendario de reservas donde tus clientes van a poder consultar tus horarios disponibles para una sesión, realizar la reserva del día y la hora que más les interese y dejar el pago hecho.

>> ¿Quieres mejorar tus ventas? Descubre las 5 ventajas de Booking

6# Crea un flujo de trabajo para cada tipo de reportaje fotográfico

A la hora de definir tu flujo de trabajo fotográfico, sobre todo cuando ofreces diferentes sesiones de fotos, aunque a grandes rasgos pueda parecer que en todas realizas el mismo tipo de trabajos lo cierto es que, sobre todo si el prototipo de clientes es diferente, este flujo de tareas variará ligeramente. Por ponerte un ejemplo, no van a ser los mismos pasos a dar cuando realices de principio a fin un reportaje de bodas que cuando te contraten una sesión de precomunión.

Aunque al principio le dediques algo más de tiempo a este trabajo, lo ideal es que te crees un planning de trabajo diferente para cada tipo de sesión. De esta forma, cuando ya los tengas todos definidos, te aseguramos que tus tiempos de ejecución de los diferentes procesos se verán reducidos considerablemente ya que en cada momento sabrás cual es el paso que vas a tener que dar.

Mejora tu flujo de trabajo fotográfico y disfruta de más tiempo para ti

Si te propones mejorar tu flujo de trabajo fotográfico, además de ofrecer a tus clientes un servicio mucho más controlado y donde hasta el más mínimo de los detalles va a estar bajo control, tú vas a poder disponer de una serie de horas a la semana extra que antes no tenías en las que vas a poder realizar más sesiones de fotos y así incrementar tus ingresos o simplemente dedicarlas, en ciertos momentos del año, a descansar y cuidarte.

Llegados a este momento del año en el que quedan pocos días para finalizar una etapa y comenzar otra, es la mejor época para parar el ritmo de trabajo, analizar cómo ha ido el año y aplicar todas las estrategias posibles para que el siguiente año sea mucho más fructífero y productivo, por ejemplo, mejorando el flujo de trabajo fotográfico que tienes en estos momentos.

Si todavía no tienes una web con nosotros o te gustaría probar el resto de soluciones de negocio que ofrecemos en Arcadina, te animamos a probar nuestros servicios durante 14 días de manera gratuita.

Hoy queremos compartir contigo el testimonio de Enrique Medrano de Tonos Fotógrafos, un fantástico fotógrafo y amigo que sabe muy bien qué es disponer de un correcto flujo de tareas en sus varios negocios fotográficos.

>> Vídeo: Enrique Medrano de Tonos Fotógrafos nos cuenta cómo han aumentado sus ventas con su web de Arcadina

Y para finalizar este artículo que creemos que debes de leer con atención antes de que acabe el año, nos gustaría hacerte una pregunta. ¿Hasta ahora has utilizado algún tipo de flujo de trabajo fotográfico? Nos encantará leer tu respuesta en los comentarios.

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